Assistante de direction - C.C.A.S. D'HEM

Sous l’autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l’assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la résidence. Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs, suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres. Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité. Accueil et prise en charge des résidents - Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...) - Assister les résidents dans leurs démarches - Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents -Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..) Secrétariat - Accueil téléphonique et physique du public, - Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions - Suivi des conventions - Enregistrement des courriers entrant-sortant - Affichage - Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...) - Suivi des tableaux de bord nécessaires à l’établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d’occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile) -Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales. - organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence Comptabilité - Assurer la suppléance de la régie de recettes et d’avance dans les règles de la comptabilité publique. - Elaborer les arrêtés et décisions de la régie, - Facturation des prestations (redevances - repas) - Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM Budget - Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture) - Suivre les dépenses du CPOM Fonctionnement de l'établissement Supplée la Directrice dans la : - Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...) - Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables) - Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe Mission complémentaire : Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice - Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner - Accueillir les résidents et leur famille - Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence, - Assurer et gérer les problématiques des résidents