Secrétaire de l'Ordre de la Libération H/F

MISSIONS GENERALES DU POSTE Assister le Délégué national dans l’organisation quotidienne de son travail. Assurer le secrétariat du Secrétaire général et de l’ensemble des services de l’Ordre de la Libération. Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’ensemble des services de l’Ordre de la Libération. ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE Assister le Délégué national dans l’organisation quotidienne de son travail : - Secrétariat particulier du Délégué national - Organisation et suivi de l’agenda - Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs » - Prise de contact avec les cabinets des hautes autorités - Gestion des missions et déplacements en lien avec les divers intervenants (service comptabilité, conducteur, référents locaux) - Accueil physique et téléphonique - Mise à jour des listings des correspondants habituels Secrétariat du Secrétaire général : - Préparation et compte-rendu des réunions - Organisation et suivi de l’agenda - Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs » - Mise en forme des correspondances - Participer à la préparation des CA de l’Ordre et établissement des comptes rendus - Accueil physique et téléphonique - Gestion administrative des stagiaires accueillis - Mise à jour des listings Secrétariat des services de l’Ordre de la Libération : - Gestion des missions affectées à l’ensemble des collaborateurs de l’établissement - Suivi des réservations de salle - Enregistrement et diffusion des courriers « arrivées » et « départs » - Accueil physique et téléphonique Soutien au service de l’environnement de travail: - Gestion et inventaire des stocks fournitures, livres, consommables - Accueil et accompagnement des prestataires - Aide à la mise en place des évènements (CA, soirées culturelles, 17&18 juin…) - Suppléer le responsable de l’environnement de travail en son absence Tâches secondaires : - Relation avec les correspondants des Compagnons, avec l’association des familles de Compagnons (AFCL) et la société des amis du musée de l’Ordre - Gestion des archives du cabinet - Gestion des stocks fournitures - Transcriptions d’enregistrements - Participer au reconditionnement de dossiers de médaillés de la Résistance