Secrétaire au service des aides financières aux étudiants H/F

Activités principales Participer à la gestion administrative des ressources humaines du service Superviser les plannings prévisionnels pour la vérification mensuelle des horaires annuels, Etablir quotidiennement le recensement des positions d’activité des agents du service, Etablir mensuellement les plannings d’accueil « au guichet » des gestionnaires, Procéder à la diffusion de tout document administratif, Apporter un appui aux agents du service sur la gestion des RH en lien avec le chef de service, Mettre à jour les dossiers administratifs des agents et transmission aux RH, Gérer en lien avec le chef de service les horaires et congés des agents et le suivi de leurs dossiers administratifs. Gérer les activités diverses de secrétariat Traiter le courrier, Participer à l’organisation de la campagne de communication d’information relative au DSE, Planifier la gestion administrative des interventions des actions de communication pour les salons, forums et Journées Portes Ouvertes, Accompagner la Directrice de la DVE dans des missions transversales ou projets divers : Dispositif Care (aide financière destinée aux étudiants n'ayant pas accès à un restaurant universitaire à proximité), Elections Etudiantes tous les deux ans, agendas et programmation de réunions … Gérer les courriels adressés sur la boite commune PAFE et sur le Portail de la Vie Etudiante via le site MesServicesEtudiant.gouv.fr, Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat du service DSE. Participer à la mise en œuvre du Contrôle Interne Financier Effectuer les contrôles en lien avec le responsable coordonnateur du bureau, Renseigner les documents relatifs aux contrôles. Participer à la mise en œuvre du contrôle d’assiduité Générer et transmettre les listes d’étudiants aux établissements Effectuer le suivi des réponses des établissements Procéder aux suspensions de bourses et/ou aux ordres de reversement Répondre aux accusés réceptions transmis par les étudiants Compléter et actualiser le tableau des données relatives aux ordres de reversements Rédiger des réponses aux recours liés aux ordres de reversements Constituer, classer puis archiver les dossiers d’ordres de reversements Participer au traitement des ressources étrangères Gérer la boîte mail réservée aux Consulats de France des pays étrangers Constituer et transmettre les dossiers de demande aux consulats de France à l’étranger Enregistrer et intégrer les notes confidentielles sur Olafe puis valider le dossier de bourse Assurer le suivi de la dématérialisation Numériser les dossiers ou les pièces parvenus au CROUS et les intégrer dans Olafe Numériser les rapports sociaux émanant du service social puis transmission sur les boîtes communes des gestionnaires Gérer les ré-imputations en lien avec la DDFIP et l’agence comptable Traiter les rejets RIB puis renvoi des nouveaux RIB à la DDFIP pour remise en paiement de la bourse Gérer et commander les fournitures de bureau