3 Assistants d'accueil des solidarités (H/F) - CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA MAYENNE

De manière globale, l'assistant d'accueil des solidarités participe à la vie d'équipe de la Maison du Département : transmission d'informations et soutien à la coordination entre les directions. ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des usagers au sein des Maisons du Département. - Accueil physique et téléphonique des usagers de la Maison du Département - Identification de la demande de l'usager, qualification du besoin et orientation vers le bon interlocuteur ou service (interne ou externe) - Information des usagers sur les dispositifs départementaux - Information des usagers de l'état d'avancement de leur demande - Accompagnement des usagers dans la compréhension et la complétude de documents dans un cadre strictement administratif - Remise de supports (flyers, dossiers...) - Réception de documents remis par les usagers - Orientation des usagers au sein de la Maison du Département - Accueil physique et téléphonique des partenaires locaux et des entreprises extérieures - Prise et transmission de messages - Prise de rendez-vous LOGISTIQUE DE LA MAISON DU DEPARTEMENT L'assistant d'accueil des solidarités est le 1er interlocuteur des agents au sein des Maisons du Département d'un point de vue logistique. - Gestion du courrier entrant et sortant / des navettes internes - Réception des livraisons - Participation à la gestion des ressources matérielles mises à disposition des agents (salles de réunion, espaces polyvalents, véhicules, fournitures de bureau, mobilier...) - Veille et participation à la bonne tenue et au bon fonctionnement des locaux - Facilitation et accompagnement des interventions techniques (internes ou externes) - Recensement des besoins des agents (travaux, interventions techniques...) - Gestion de l'affichage au sein du site - Gestion de stock (consommables, fournitures...) GESTION ADMINISTRATIVE - Aide à la constitution et à la gestion du dossier usager (matériel et dématérialisé) - Participation au suivi et à la complétude du dossier usager (mise à jour) - Gestion de la boite mail générique de la Maison du Département - Formalisation, transmission et archivage de documents, courriers, notifications - Gestion de stock (documentation, flyers...) - Participation au suivi statistique du service - Plages horaires strictes (ouverture au public) - Peut faire face à des situations de tension avec les usagers