Référent administratif et opérationnel - Conseil Régional de Guadeloupe

Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service Education, le (la) référent(e) administratif (ve) et opérationnel(le) a pour mission principale de : • Assurer le soutien administratif et logistique au fonctionnement quotidien du service éducation • Contribuer à la fluidité des échanges, à la qualité de l’accueil des partenaires et à la bonne gestion des dossiers, en appui aux agents instructeurs et au chef de service. Coordination et suivi administratif des dossiers : • Contribuer à la communication interne au service (notes, comptes rendus, actualités) et aux directions-supports • Tenir à jour les outils de suivi et de reporting (tableaux de bord, échéanciers, bases de données partagées) • Préparer, pré-instruire et suivre les dossiers administratifs simples ou récurrents (courriers, conventions, demandes de subventions, etc.) • Participer à la relecture,la mise en forme et la consolidation des documents administratifs (notes,rapports,présentations) Appui au pilotage et à l’organisation du service : • Organiser les réunions internes et externes (convocations, ordres du jour, comptes rendus, logistique) • Contribuer à la préparation des commissions et instances partenariales (documents de séance, suivi des décisions) • Produire des éléments de reporting pour le chef de service (bilan d’activité, suivi des délais, indicateurs) • Participer à la formalisation des procédures internes et à l’amélioration continue des outils de travail Interface relationnelle et communication administrative : • Accueillir, orienter et informer les interlocuteurs internes et externes (établissements, partenaires, familles) • Garantir la qualité de la relation avec les usagers et la cohérence des réponses apportées • Assurer un premier niveau d’information sur les dispositifs éducatifs régionaux Activités secondaires Appui logistique et gestion courante : • Gérer le courrier entrant/sortant et les parapheurs (physiques et électroniques) • Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des documents • Réaliser les commandes de fournitures et le suivi logistique de base (salles, matériels, déplacements) • Appuyer ponctuellement la préparation de supports de communication (documents, visuels simples, mises en page) Contribution à la vie collective du service : • Participer aux réunions internes et contribuer aux réflexions sur l’organisation du travail • Assurer la continuité de service en cas d’absence d’un agent ou lors des pics d’activité • Soutenir la diffusion des bonnes pratiques administratives (modèles, trames, procédures) • Participer aux activités transversales de la direction (événements, bilans, audits internes).