Assistant de gestion administrative pour le Service de Formations Continue et par Alternance (SEFCA)

Rattaché à l’Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l’assistant a pour mission : 1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives (≈ 50%) Secrétariat de Direction - Assurer la gestion de l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation) - Gérer le courrier entrant et sortant - Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail) Inscriptions administratives - Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées - Vérifier la complétude des dossiers d’inscription (pièces justificatives) - Effectuer les mises à jour et corrections simples - Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires - Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions Appui administratif à la direction - Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples) - Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique) - Assurer le classement et l’archivage des documents - Participer à la circulation de l’information interne 2. La Gestion des émargements (≈ 50%) - Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires) - Identifier les anomalies ou pièces manquantes - Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants - Saisir et mettre à jour les données de présence - Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes - Vérifier la cohérence entre émargements et planning - Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires