Agent d'accueil et courrier - MAIRIE DE CHATELLERAULT

La direction des affaires publiques compte 39 agents dont l'accueil du public constitue le cœur de métier. Elle est divisée en 5 services : affaires citoyennes et funéraires, état civil, démarches administratives, moyens généraux, espaces France services (EFS). Le service des moyens généraux est composé de 8 agents et compte 3 pôles : courrier, gestion des moyens et des ressources, accueil. Sous la responsabilité du chef de service, vous assurez l’accueil, l’orientation et l’information du public à l’hôtel de ville. Accueil et services généraux • Accueillir, informer et orienter le public (physiquement et par téléphone) avec professionnalisme, écoute et respect des règles de sécurité. • Gérer la réservation des véhicules et vélos de la flotte, en assurant un suivi rigoureux et une bonne organisation. • Assurer l’organisation et le bon déroulement des cérémonies de mariage, avec sens du protocole et gestion des imprévus (y compris le samedi). • Veiller à la sécurité des locaux : gestion des alarmes et coordination des procédures d’évacuation en cas d’incident. • Participer activement à la vie du service, en faisant preuve d’esprit d’équipe, de polyvalence et d’adaptabilité. • Gérer les agendas des conciliateurs avec rigueur, discrétion et sens de l’organisation. Gestion du pôle courrier • Réceptionner le courrier en lien avec le facteur, en garantissant fiabilité et réactivité. • Trier, analyser et traiter les courriers et courriels avec capacité de compréhension et de priorisation. • Enregistrer et assurer le suivi des flux entrants (courriers et mails) avec précision et méthode. • Diffuser les informations auprès des services concernés dans des délais optimisés. • Gérer l’affranchissement du courrier sortant avec efficacité. • Assurer l’affichage réglementaire et le suivi administratif de certains actes officiels. • Accueillir les livreurs, enregistrer les colis et organiser leur distribution rapide aux services. • Suivre et analyser l’activité du courrier (statistiques), avec un objectif d’amélioration continue.