Assistante administrative en charge des assemblées - SEDAN

Sous la responsabilité du cadre B en charge de l'unité administration générale vous devez prendre en charge la gestion des assemblées des élus et veiller par son action au bon déroulement de celles-ci - Recueillir les rapports à présenter, finaliser la mise en page en fonction des assemblées sollicitées, constituer les dossiers et préparer les projets d’ordre du jour - Anticiper les échéances, veiller au respect des délais imposés et être vigilant dans le déroule-ment des procédures pour alerter si nécessaire - Assurer l’organisation des réunions (réserver le lieu, convoquer les membres, gérer la liste des présents….) - Rédiger les procès-verbaux du conseil municipal - Effectuer le suivi des dossiers examinés jusqu’à la prise de décision - Diffuser les informations relatives à son secteur d’activité - Mettre à jour les différents bilans et statistiques relevant de son champ d’intervention - Enregistrer les décisions municipales et assurer leur diffusion - Assurer une polyvalence en cas d'absence au sein de son unité et dans ce cadre, effectuer toutes tâches administratives nécessaires à celle-ci, notamment : o Assurer le bureau des assurances (instruction et suivi des déclarations de sinistres ; évaluer les responsabilités en cas de sinistre) o Assurer l'enregistrement et la diffusion des actes (arrêtés) o Accueil téléphonique et physique de la collectivité