Assistant.e de direction – F/H

Secrétariat standard - Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier - Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques - Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative - Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire et les diffuser - Classer et archiver les documents Secrétariat de direction - Assister les Directrices - Gérer l’agenda de la Directrice et contrôler les échéances - Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice - Assurer l’interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l’Université - Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs - Être référent I-parapheur pour les conventions - Elaborer et suivre le calendrier annuel de l’UFR SMBH - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante - Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d’information - Assurer le soutien logistique de l’activité de la Direction - Gérer la programmation du contrôle d’accès via l’application MATRIX - Gérer les commandes de la Direction Organisation d’événements pour la direction de l’UFR - Identifier les besoins, réserver les salles - Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi - Elaborer la liste des invités et envoyer les invitations - Coordonner l’ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté...) Organisation des réunions institutionnelles - Assurer en lien avec la Directrice et la Directrice Administrative - Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens, commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations, diffusion de l’ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations, reproduction et distribution des documents de travail, - Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence) - Assister aux différentes instances de la composante - Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion Soutien à la gestion RH - Participer au traitement des dossiers en lien avec les directrices et la responsable du service RH - Suivre les dossiers examinés en conseil de gestion restreint (rédaction des PV pour les instances) - Assurer la continuité de service en cas d’absence au service RH