Secrétaire des élus - Mairie de FLEURY-MEROGIS

MISSIONS : Le secrétaire assiste les élus en termes d'organisation générale dans l'exercice de leurs responsabilités et participe à l'organisation des réceptions et manifestations. ACTIVITES PRINCIPALES : Accueil, information et gestion administrative Recevoir, orienter et traiter les messages électroniques Accueil physique et téléphoniques, les orienter et les aiguiller en assurant Ieur filtrage Traitement et suivi du courrier destinés aux élus Préparer un compte rendu nécessaire à la préparation d'une réunion Classer et archiver des documents Accompagnement de leur activité au quotidien Gestion des agendas des élus Suivi des demandes de rendez-vous des élus S'assurer de la présence des élus aux différentes réunions et instances paritaires (CM CT CHSCT, groupe de travail, commissions de sécurité...) Tenue et mise à jour du tableau des mariages et baptêmes républicains en lien avec l'état civil Assurer la présence des Elus aux différentes manifestations sur la ville Gérer le protocole des manifestations et Ieur organisation Préparer les déplacements, rendez-vous, manifestations publiques Rôle d'alerte auprès des élus : rappel des informations et échéances importantes. (suivre, traiter et partager la vie et l'actualité de la collectivité.) Intérim de I*assistante du Maire en cas d'absence CONDITIONS STATUTAIRES : filière administrative — catégorie C / C+ temps plein 35 h MODALITES D*EXERCICE : Horaires Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 8h30 à 12h et de 13h à 17h30 Samedi de 9h à 12h Disponible sur les évènements organisés par le cabinet (soir et week-end)