Assistant de Direction (h/f) - Le Raincy

Sous la responsabilité de Monsieur le Maire ou de son représentant, l’Assistante est chargée du secrétariat du Maire et de son cabinet. - Accueil physique et téléphonique - Gestion de l’agenda du Maire - Constitution et préparation de dossiers - Prise de RDV, de messages et transmission aux collaborateurs - Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus - Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations notes, discours, fiches de suivi, comptes rendus...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Suivi des courriers et des dossiers inhérents à ceux-ci - Relations avec les services pour vérifier si les notes transmises sont suivies et exécutées, courriers de relance - Réponse par mail ou téléphone aux demandes (invitations, demandes de matériels urgentes...) - Consultation de boites mails génériques - Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire et organigramme institutionnel) - Classement des courriers, archivage, rangement (chrono, fiches de suivi, bulletins affiches, publications réalisées par le Cabinet...) - Distribution des invitations et des bulletins dans les casiers des élus, voire des chefs de service - Suivi de manifestations tant d’un point de vue organisationnel que matériel (micros, cadeaux, chaises, tables, ouverture et fermeture des locaux...) - Envoi courriers en nombre (mise sous pli, impression enveloppe, mise sous enveloppe, transmission à l’accueil pour envoi) - Descente et remontée des parapheurs, des mails - Réalisation de chevalets, de listes de présence... - Présence à des manifestations pour aide aux collaborateurs (suivi, pointage, passage de micros, vérification si bonne installation...) - Aide aux collaborateurs (appels téléphoniques, prises de renseignements...) - Organisation en lien avec la logistique des réceptions de personnalités et d’évènements