Vacation - Assistant administratif et commercial H/F

Sous l’autorité de la cheffe de département, vous participez activement à la gestion administrative et opérationnelle de l’activité locative de l’établissement, ainsi qu’à son développement commercial en appui à l’équipe en place. Missions administratives : - Gérer et envoyer le planning des réservations (pose d’option, consultation de disponibilité…) ; - Contribuer à la contractualisation des manifestations (élaboration de devis et conventions) ; - Effectuer le suivi administratif de l’activité en respectant les process et les outils mis en place (suivi des chronos, mise en forme, archivage des documents…) ; - Participer au suivi administratif et comptable du Département en travaillant en étroite collaboration avec le service Ordonnancement et l’agence comptable (des points réguliers seront à planifier et à conduire) ; - Réaliser la facturation de l’activité du Département dans le respect des procédures internes : factures d’acomptes / de soldes / de redevances, suivre et réaliser les relances ; - Contribuer au suivi financier des redevances avec les traiteurs référencés par le Musée ; - Gérer et mettre à jour les tableaux de bords de suivi d’activité du département. Missions commerciales et opérationnelles : - Traiter les demandes entrantes (téléphonique, mail) en soutien à l’équipe en place ; - Participer à la réalisation des manifestations qui vous seront confiées (déroulement opérationnel/logistique, fiches de production, …) ; - Participer aux réunions d’organisation ou repérages, - Être l’interlocuteur des organisateurs (clients, agences, services internes du Musée…) auprès des différents intervenants de l’établissement et du site des Invalides (service sécurité/surveillance, moyens généraux…) ; - Réaliser, placer et retirer la signalétique d’orientation vers les espaces locatifs en amont des événements ;