Assistant.e de direction générale - Secrétariat général - Rambouillet Territoires

Sous l’autorité de la responsable du secrétariat général, vous assurez un rôle d’appui à la Direction Générale des Services dans l’organisation, la préparation et le suivi des activités et des instances. Vous contribuez à la coordination des informations et au bon fonctionnement administratif de la direction, en lien avec les élus et les services. Missions principales : - Coordination des instances • Organisation des instances communautaires • Préparation des ordres du jour et des dossiers • Suivi des échéances et relance des services • Participation aux séances (prise de notes, comptes rendus, procès-verbaux) - Gestion des actes administratifs • Rédaction et mise en forme des délibérations et décisions • Vérification de la complétude des dossiers • Suivi des circuits de validation - Appui à la Direction Générale / Cabinet du Président • Gestion et organisation des agendas • Préparation des réunions et dossiers • Suivi des projets et des activités de la direction • Mise à jour des tableaux de bord - Coordination et circulation de l’information • Interface entre élus, direction et services • Diffusion, fiabilisation et hiérarchisation de l’information • Gestion du courrier (Dotelec) - Organisation du travail et priorisation • Identification du degré d’urgence des demandes • Gestion de sollicitations multiples • Signalement à la hiérarchie des demandes et arbitrage des priorités - Continuité du service d’accueil (en remplacement) • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public en cas d’absence de l’agent dédié • Réception, filtrage et transmission des appels et messages • Gestion de la boîte mail accueil • Orientation des usagers et des interlocuteurs externes Conditions : Rémunération statutaire + Prime Rythme de travail : lundi au vendredi - 37H30 hebdomadaire 25 jours de CA + 15 RTT CNAS Participation Mutuelle + prévoyance *Participation ponctuelle aux instances en soirée