ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F) - MAIRIE DE NEVERS

La Ville de NEVERS recrute 1 ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) au sein du Cabinet du maire à Temps complet GRADES CIBLES : Rédacteur territorial / Adjoint administratif confirmé Placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du service du Secrétariat des Elus, vous aurez pour missions : Assurer la transversalité des missions du secrétariat des élus-polyvalence-continuité du service public. Gestion du portefeuille des élus • Gérer l’agenda des élus • Caler les rdv et demander les notes auprès des services (via onglet Interventions) • Assurer le lien entre élus/services et élus/usagers • Gérer les boites mail (à la demande de l’élu) Suivi de dossiers et présence en réunions • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers • Assister à des réunions pour prise de notes • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers • Organiser le classement et l'archivage des dossiers Gestion des représentations • Assurer la présence d'élus dans les réunions, instances et événements • Préparation du dossier support en lien avec les directions • Faire lien et réponse à l'organisateur Gestion des notes • Assurer le suivi des notes, veiller au respect du délai et relancer le cas échéant • Former le service à l’outil utilisé Gestion des salles • Traiter les demandes de réservations de salles par les élus et les services Soutien à la directrice de cabinet en charge de la communication • Caler les rendez-vous presse/élus/services et informer les acteurs concernés • Assister dans certaines tâches administratives Médiateur • Etre le référent du médiateur • Frapper les courriers à sa demande • Prendre ses RDV Instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) et loge USON par alternance • Etablir les procurations des élus absents du portefeuille et les transmettre au service conseil municipal • Caler les points et préparations CM aux agendas • S’assurer que les instances municipales ne se déroulent pas en même temps que les instances agglo • Etablir l’état de présence des élus et le transmettre en amont au directeur de Cabinet • Bureau municipal : présence, prise de notes, comptes rendus • Conseil municipal : participer aux réunions préparatoires et assurer la présence au conseil municipal • Assurer une présence en loge à l’USON Vœux • Préparer les parapheurs de vœux à soumettre au Maire • Envoi des cartes de vœux papier et dématérialisées