Assistant de direction h/f - Villiers-sur-Marne

Assurer le suivi des projets et des activités de la direction Organiser et structurer les process de la direction Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins Planifier et coordonner les réunions Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers Assurer le suivi des projets et des activités de la direction Gestion d’agendas et de rendez-vous en fonction de priorités définies Organisation des réunions : de la préparation à la rédaction des comptes rendus - Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord) Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs Gérer le suivi des recrutements Piloter la mise en oeuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG) Organiser et structurer les process de la direction Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers) Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus. Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés. Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative. Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges. Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés