Secrétaire de l'Ecole de Musique - MAIRIE DE GEISPOLSHEIM

Placé(e) sous l’autorité directe du directeur de l’école de musique le/la secrétaire assure l’accueil et le secrétariat de l’établissement afin d’assurer une communication fluide et exhaustive à l’ensemble des interlocuteurs (élèves, enseignants, interlocuteurs extérieurs) et une gestion administrative organisée. ASSURER LE SECRETARIAT DE L’ECOLE Réceptionner et traiter les dossiers d'inscription des élèves de l'école de musique. Ecrire les comptes rendus de réunions Mettre à jour les différents tableaux de suivi et plannings Assurer l’affichage et sa mise à jour au sein de l’école Rechercher les devis, tenir à jour l'inventaire du matériel de bureau et proposer les commandes à faire. Suivre les présences et préparer le tableau trimestriel de l'écolage. Assurer l’archivage ACCUEILLIR ET RENSEIGNER Accueil physique et téléphonique. Transmettre les informations, calendriers, convocations et résultats. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS DE L’ECOLE Collecter les informations techniques nécessaires au bon déroulé des événements Transmettre ces informations aux interlocuteurs adéquats Archiver les dossiers de chaque projet