Assistante de direction - DOUVRES LA DELIVRANDE

Assistance au DGS en matière de secrétariat général, de prise de rendez-vous et de gestion d’agenda, de préparation de conseils municipaux et d’élections Secrétariat Gestion de l’agenda du DGS et du Maire Gestion administrative Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser Traiter et diffuser des informations internes et externes Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière Participer à la gestion administrative de la collectivité en appliquant les procédures dédiées Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle des élections Accueil - Communication Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes Assurer les prises de rendez-vous Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances