PREF38-Assistant(e) de direction au sein du pôle des assistants préfète et directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales Accueil Accueil téléphonique et des visiteurs des autorités ainsi que filtrage. Pendant son absence, suppléance de l’huissier. Coordination des agendas Gérer et suivre les agendas électroniques en lien avec les services et les diffuser Organiser les déplacements des membres du corps préfectoral en liaison avec le garage – réservation trains et hôtels Assurer la préparation des dossiers « journées » avec demandes de notes aux services Prises de rendez-vous en lien avec les services et demandes de notes Management de l’information Trier et suivre les courriers, les fax, parapheurs et sous-couverts Gestion des boîtes fonctionnelles secrétariat-préfet / secrétariat-dircab / boîte préfet Gestion des outils communs, gestion du tableau des réunions récurrentes, mise en place de réunions, réservation des salons d’honneur Domaine réservé Coordonner le travail d’évaluation du corps préfectoral et les archiver Planning des permanences et administration des congés du corps préfectoral Réception dans les appartements : notes d’organisation et plans de table Gestion des réceptions privées du préfet en lien avec la résidence Centralisation des congés du cabinet du préfet sous la supervision du directeur de cabinet Assistance de direction administrative Gestion et rédaction de la correspondance des autorités qui ne relève pas des activités officielles gérées par le service du protocole, rédaction de courriers simples, frappe, photocopies, etc.) Appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, médailles, préparation des visites ministérielles,.) Votre environnement professionnel Activités du service du cabinet Gérer les affaires transversales du Cabinet Gestion des dossiers urgents en fonction de l’actualité Coordination de l’activité du cabinet Composition et effectifs du service La Direction du Cabinet comprend la direction des sécurités et le bureau du cabinet et de la communication interministérielle La Direction des sécurités comprend : le bureau du pilotage des politiques publiques de sécurité Le bureau des polices administratives et des armes le service interministériel des affaires civiles et économiques de défense et de protection civile qui comprend Le bureau du cabinet et de la communication interministérielle comprend les missions de représentation de l’État, de communication, de transport d’autorité (garage) et de secrétariat préfet. Liaisons hiérarchiques Préfète, directrice de cabinet,