Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP : 2 Profil recherché : secrétaire administratif(ve) Niveau requis: débutant à intermédiaire 1) Fonctions transversales entre la direction et les pôles : - Suivi des sollicitations et commandes aux services, gestion des délais et des alertes, centralisation des retours. - Participation au CODIR et rédaction des comptes-rendus -rédaction de documents écrits (courriers, document de type powerpoint, mémoires en défense, note de services...) correction, relecture et mise en page des documents - vérification du respect des consignes préfectorales (présentation, formule de politesse...) 2) Aide à l’organisation du travail de l’équipe de direction et prise en charge des aspects logistiques : Suivi des agendas, des dossiers, des déplacements, accueil physique et téléphonique des usagers, gestion interne du courrier, centralisation des demandes de la direction au Secrétariat général commun départemental 3) Assistance à la préparation de réunions : programmation avec les pôles, réservation des dates et salles, élaboration de la fiche de présence 4) Suivi et réponse aux courriers suivis 5)Traitement de dossiers ponctuels (mise à jour des arrêtés du préfet concernant les délégations et subdélégations de signature, établissement des plannings des stagiaires, ...) Activités secondaires Classement des données administratives sur le serveur informatique interne Gestion des parapheurs pour la préfecture Suivi des alertes télérecours Dossier suivi en propre Participation à la communication interne et externe du service Mobilisation sur des actions de grande envergure Participation à la gestion de crise