PREF35 - Assistant au « Secrétariat particulier » du Préfet

RIFSEEP : 1 Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. Personnes à contacter : La cheffe de Cabinet : [email protected] Le directeur de cabinet : [email protected] Vos activités principales Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste : 1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet : - Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications, - Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet, - Gestion de l’agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations - Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires, - Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents), - Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet, - Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux…. - Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table. 2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Secrétariat particulier » : - Suivi de l’agenda du directeur de cabinet, - Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels, - Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles, - Organisation d’audioconférences et de visioconférences, - Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale, - Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral, - Suivi des notes hebdomadaires de permanence, - Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture), - Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques). 3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle