Assistant de direction F/H
Aix Marseille Université (ouvre un nouvel onglet) — Aix Marseille Université
Localisation
Bouches du Rhône (13), France (13)
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Confirmé
Publication
23 juillet 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Au cœur de la vie de la faculté, la personne recrutée contribue activement au bon fonctionnement de la direction administrative et constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, enseignants, personnels et visiteurs. Elle assure leur accueil, les informe et les oriente, tout en organisant les agendas et en facilitant la coordination des réunions.
Véritable appui administratif de la direction, la personne recrutée prend en charge le suivi des contrats étudiants, de leur publication jusqu’à leur mise en paiement. Elle assure également le suivi des commandes, des fournitures et des demandes d’occupation des locaux, ainsi que la gestion des autorisations d’absence à l’étranger, dans le respect des procédures en vigueur.
Polyvalente et organisée, elle rédige les courriers, diffuse les informations, actualise les bases de données et facilite la circulation des informations auprès des équipes. Elle participe également à la préparation et à l’organisation des événements de la faculté, contribuant ainsi à la qualité de l’accueil et au bon déroulement de la vie collective.
Poste à pourvoir en septembre ou début octobre - CDD 12 mois - Renouvellement possible
Temps de travail : 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi
Rémunération : 1520,02€ net / mois
Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence
Compétences attendues
Au cœur de la vie de la faculté, la personne recrutée contribue activement au bon fonctionnement de la direction administrative et constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, enseignants, personnels et visiteurs. Elle assure leur accueil, les informe et les oriente, tout en organisant les agendas et en facilitant la coordination des réunions.Véritable appui administratif de la direction, la personne recrutée prend en charge le suivi des contrats étudiants, de leur publication jusqu’à leur mise en paiement. Elle assure également le suivi des commandes, des fournitures et des demandes d’occupation des locaux, ainsi que la gestion des autorisations d’absence à l’étranger, dans le respect des procédures en vigueur.Polyvalente et organisée, elle rédige les courriers, diffuse les informations, actualise les bases de données et facilite la circulation des informations auprès des équipes. Elle participe également à la préparation et à l’organisation des événements de la faculté, contribuant ainsi à la qualité de l’accueil et au bon déroulement de la vie collective.Poste à pourvoir en septembre ou début octobre - CDD 12 mois - Renouvellement possibleTemps de travail : 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendrediRémunération : 1520,02€ net / mois Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence
Profil attendu
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un sens aigu du service public ? Ce poste est fait pour vous ! Nous recherchons une personne dotée de solides compétences techniques et relationnelles, capable de contribuer activement au bon fonctionnement de notre structure.
Vous maîtrisez les techniques d’accueil, de communication et de secrétariat, ainsi que la rédaction de documents administratifs (courriers, PV, notes de service). À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), vous savez gérer efficacement les systèmes de classement et connaissez les règles d’organisation propres à une université et au service public.
Polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter des dossiers variés dans une même journée, tout en priorisant vos tâches pour respecter les échéances. Votre autonomie, votre capacité à prendre des initiatives et votre adaptabilité vous permettent de relever les défis d’un environnement professionnel en constante évolution.
Côté savoir-être, votre sens de la diplomatie, vos aptitudes relationnelles et votre discrétion font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance. Vous aimez travailler en équipe tout en sachant organiser et planifier vos activités avec précision.
Conditions d'exercice
Le secrétariat de direction implique une permanence tout au long de l’année, avec des contraintes de calendrier en termes de dates de prise de congés, notamment en été. Une amplitude horaire journalière large devant également être assurée, les horaires peuvent s’avérer décalés par rapport aux horaires de bureau classiques.
Informations complémentaires
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant de direction en université constitue le pilier administratif d'une faculté. Au quotidien, ce poste conjugue accueil de qualité (étudiants, enseignants, visiteurs), gestion documentaire pointilleuse et coordination logistique des activités de direction. La personne exerce un rôle clé dans la continuité de fonctionnement : suivi des contrats, organisation des agendas, circulation de l'information, gestion des autorisations administratives. C'est un poste de confluence où rigueur et sens du service public convergent pour faciliter le travail de l'équipe dirigeante.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement s'effectue en tant que contractuel au sein de la fonction publique d'État, catégorie B — un positionnement intermédiaire offrant stabilité administrative et perspective de carrière. Dans le contexte universitaire, les assistants de direction peuvent progresser vers des postes de référent administratif ou accéder à des fonctions élargies en direction générale, selon l'ancienneté et la formation continue.
Conseils pour candidater
- Mettez l'accent sur votre expérience concrète en gestion documentaire et suivi administratif : montrez comment vous avez optimisé des processus (classement, suivi de dossiers). Les universités apprécient les candidats ayant déjà manipulé des bases de données et des workflows administratifs.
- Démontrez une capacité d'accueil bienveillante : décrivez une situation où vous avez résolu un problème relationnel ou orienté efficacement une personne en difficulté. L'université est un lieu très fréquenté ; la patience et la clarté sont décisives.
- Détaillez votre maîtrise des outils bureautiques au-delà de la simple énumération. Indiquez des cas d'usage : créer des tableaux de suivi Excel, rédiger des courriers normalisés, organiser des données dans un système. Soyez précis sur vos pratiques réelles.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2360456Fonction publique d'État