Chef(fe) du bureau de la relation à l'usager (BRU)

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : 1 - Management de 6 titulaires, 3 vacataires et 2 emplois civiques, responsabilités hiérarchique et fonctionnelle. Pour l’ensemble du bureau : - S’assurer du bon fonctionnement des outils du BRU en lien avec le Bureau de la Cité Colbert, le Bureau de l’Intendance et de la Maintenance, le Service Interministériel et Départemental des Systèmes d’Information et de Communication, le Service Interministériel de Défense et de Protection Civile ; - Création et/ou mise à jour des fiches de procédures du BRU ; - Création et/ou mise à jour des fiches réflexes à destination des agents du BRU ; - Analyse de documents, synthèse, bilan et compte rendu ; - Suivi planning des congés pour tout le personnel du BRU et validation sous l’applicatif CASPER ; - Entretien et évaluation professionnelle des agents du BRU ; - Accompagnement au recrutement 2 - ACCUEILS : - Organisation des accueils : * physique : - établissement des plannings de présence du personnel - suivi du nombre d’usagers reçus - s’assurer de l’accueil et du départ des participants aux réunions en lien avec le service organisateur ; * téléphonique :- établissement des plannings de présence du personnel - suivi du nombre d’appels reçus - établissement des plannings d’astreinte - suivi des astreintes * Points d’accueil numériques : - tuteur des services civiques - suivi et accompagnement des agents - suivi du nombre d’usagers - enquête satisfaction 3 - COURRIER : 10 structures sont rattachées à l’organisation du courrier. Organisation du courrier : - Suivi des dépenses d’affranchissement et d’achat de matériels - Mise en place et suivi du contrat avec la poste - Recueil des actes administratifs 4 – FOURNITURES DE BUREAU - Suivi des stocks- achat en lien avec la coordinatrice budgétaire - Recensement des besoins auprès des agents du périmètre ATE - Préparation des commandes 5 - SECURISATION DES LOCAUX : - Gestion des alarmes - Responsable du changement des codes sur les accès sécurisés par un digicode (ex porte derrière l’accueil) - mise à jour des fiches de procédure liées à la sécurisation des locaux (en lien avec le SIDPC) 6 - AUTRES : - Correspondant qualité (quali-ATE) et service public + - Gestion de l’applicatif de mutualisation des réservations de véhicules, de salles de réunions et de matériels (GRR) pour toutes les structures du périmètre ATE (administrateur) - Accès à l’applicatif GLPI - Formateur occasionnel (GLPI, GRR,…) - Gestion des caisses de convivialité en lien avec la référente immobilière et gestionnaire de site Colbert - Faire évacuer les déchets recyclables via les contrats avec des organismes ou associations affiliées Cette fiche de poste n’est pas exhaustive. Toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités du BRU, du service ou de la direction SGCD devra être réalisée.