SECRETAIRE ADMINISTRATIF-TJ AUXERRE

Le tribunal judiciaire d’Auxerre est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale, compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il est composé d’un bâtiment principal renfermant l’essentiel de l’activité civile et pénale. Le bâtiment annexe est dédié à l’activité sociale (conseil de prud’hommes et pôle social).La juridiction est composée de 63 personnels de greffe titulaires et contractuels et de 21 magistratsDescription du posteVos activités principales Le/la secrétaire administratif(ve) assure des tâches administratives d’application. Il peut exercer des tâches d’enregistrement et de suivi de dossiers, de rédaction, de comptabilité, de contrôle et d’analyse ou avoir des attributions relatives à la gestion administrative et financière des ressources humaines.Activités principales (variable selon le poste d’affectation au sein du tribunal) :1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptableAssurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes Préparer les engagements comptables Saisir les commandes et suivre leur exécutionRéceptionner et saisir les factures, vérifier le service faitTraiter les demandes de paiement et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptableRenseigner les services gestionnaires et les fournisseursMettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justiceRéceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail ChorusCertifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxationGérer les engagements juridiques hors marchéCréer et modifier les tiers dans ChorusGérer le suivi du stock et créer des tableaux de bordGérer les recours1-3 Gestion de la cellule budgétaire Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire•  Gérer les constatations de service fait•  Suivre la consommation et l’exécution de la dépense•  Participer à l’élaboration des demandes budgétaires1-4 Gestion d’un bureau d’ordre ou gestion administrative au sein d’un service :Prise en charge et préparation des dossiers Enrôlement des affaires, préparation du dossier, convocations, délivrance de copies, triCourrier : compostage, tri et orientation du courrier dans les différents cabinetsAccueil : physique, téléphonique et électronique du servicePrise en charge des notifications des décisions pour réduire les délais de transmissionRecherche d’information dans les applicatifsSuivi des dossiersPréparation des trames de courrier

1-5 Gestion d’un secrétariat : • Constitution et classement des documents dans les dossiers • Constitution de la prise en charge administrative et financière • Suivi des congés et autorisations d’absence • Élaboration des documents relatifs aux personnels selon consignes (prise de fonction…) • Remise des documents nécessaires à l’exercice des missions (frais de déplacements, carte professionnelle, …) •Gestion des comptes épargne temps •Gestion des états de vacations pour les permanences •Gestion et suivi des dossiers des contractuels : juriste-assistant, chargé de mission, assistants de justice (contrat, congés, présentiel, vacations…) •Prise en charge des stagiaires : prise de contact, convention de stage, suivi du stagiaire sur le plan administratif, préparation de la planification, tutorat des stagiaires •Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement •Accueil et renseignement des différents interlocuteurs •Gestion de la boite mail du service •Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, …) •Élaboration, dactylographie et mise en page des documents (ordonnance de roulement, tableaux d’audience etc…) •Organisation et suivi du plan de classement du service •Gestion des archives du service •Préparation et organisation des audiences solennelles, les assemblées générales, commissions diverses, préparation PV d’installation des magistrats et fonctionnaires, •Préparation des habilitations à conduire les véhicules de service tous corps confondus 1-6 Gestion d’un accueil : accueil physique des justiciables (renseignements de premier niveau, orientation des justiciables en fonction des motifs de leurs venues) prise en charge du standard téléphonique (renseignements de premier niveau, orientation des justiciables en fonction de la demande) prise en charge de la boite mail de l’accueil préparation d’actes en fonction des missions confiées à l’accueil/SAUJ (dépôt d’actes, renonciation à successions, dépôt de testament, permis de visite, prise de RDV nationalités…) tâches administratives ou techniques confiées à l’accueil (registres, tri et/ou affranchissement du courrier, gestion des expéditions de colis, réservations de salles/véhicules de services…) Connaissances Applicatifs métiers Circuits administratifs Organisation judiciaire et administrative Outils bureautiques Statut général de la fonction publique et statuts particulier Savoir-être Avoir le sens de l’organisation Faire preuve de polyvalence Avoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Etre autonome Etre réactif Faire preuve d’initiative Faire preuve de capacité d’adaptation Savoir anticiper Savoir-faire Alimenter les tableaux de bord Donner une information juridique ou procédurale Maîtriser les techniques d’accueil Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Maîtriser les nouvelles

1 PV réservé aux fonctionnaires soumis à entretien IFSE 3 Organisation de travail : 37h30 – charte des temps Restauration : local de restauration mis à disposition Accessibilité en transport / Parking : parking et possibilité de transport en commun Composition et effectifs du service 63 personnels de greffe titulaires et contractuels Votre hiérarchie Christelle RIGNIER, directrice de greffe, Elise CAGNAT, directrice des services de greffe judiciaires adjointe. Vos interlocuteurs métiers Les auxiliaires de justice ; les usagers du service public ; les partenaires institutionnels