Secrétaire administratif Justice de proximité au tribunal judiciaire de Pontoise

Le secrétaire administratif assiste le directeur / responsable de service et participe à la bonne gestion du service ou du secrétariat. Il assure des tâches administratives d’application, de rédaction, de comptabilité, de contrôle d’analyse et peut se voir confier des attributions relatives à la gestion administrative, financière et des ressources humaines. Il peut être affecté au sein d’un/des service(s) support(s) présenté(s) ci-dessous (services financiers, immobilier, archives, cellule de gestion…). 1- Direction/ Administration/ Gestion 1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable - Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes - Préparer les engagements comptables - Saisir les commandes et suivre leur exécution - Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait - Traiter les mandats et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable - Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs - Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité 1.2 Gestion du service centralisateur des frais de justice - Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus - Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation - Gérer les engagements juridiques hors marché - Créer et modifier les tiers dans Chorus - Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord - Gérer les recours 1-3 Gestion de la cellule budgétaire - Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire - Gérer les constatations de service fait - Suivre la consommation et l’exécution de la dépense - Participer à l’élaboration des demandes budgétaires 1-4 Gestion immobilière : - Effectuer un contrôle visuel régulier du bâtiment - Programmer et suivre les interventions - Assister aux réunions de suivi et élaborer les comptes rendus - Participer aux visites contradictoires et renseigner les fiches de contrôle qualité - Saisir et suivre les demandes d'intervention sur l'applicatif AMBAZ - Participer à l’analyse des offres dans le cadre de MAPA locaux 1-5 Gestion des archives - Enregistrer le courrier, en assurer le suivi - Gestion du planning de service - Préparation du budget en relation avec la cellule de gestion - Préparer les bordereaux de versements et/ou de destruction des archives à la demande du chef de service - Assurer la préparation des transferts des archives aux Archives Départementales - Gestion du planning d’accueil des mairies et généalogistes - Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord - Assurer un suivi des marchés tri des archives (ARCHIVECO) et d’externalisation des archives (SGA) 1-6 Secrétariat de direction - Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs - Gérer les agendas ....