Gestionnaire administratif·ve de l'alliance européenne EU GREEN

Le·la gestionnaire administratif·ve et financier·ère de l’alliance européenne EU GREEN participe à la mise en place du projet d’université européenne avec l’aide de l’équipe projet. Il assure le suivi administratif et financier du projet au sein de l’UA . Elle/il est rattaché·e à la direction de l’International. Au sein de l’UA, le·la gestionnaire collabore avec l’ensemble des participants impliqués dans les 9 groupes de travail et dans les instances de gouvernance. Missions et activités : Organiser les déplacements des personnels dans le cadre d’EU GREEN - Effectuer le suivi administratif et financier des mobilités et le suivi mobilité - Proposer des plans de voyage - Effectuer les réservations sur le logiciel NOTILUS - Assister les agents dans la planification et réservations de leur mobilité Suivre l’ensemble des dépenses et recettes du projet EU GREEN - Engager les dépenses des 9 groupes de travail du projet, en particulier le Work Package 3 Recherche (bon de commande des environnements de thèses, dépenses liées à la logistique des workshops, suivi du financement de projets « seed funding », etc) - Alimenter une base de données sur le suivi financier quotidien - Participer à l’élaboration des reportings financier, en lien avec l’assistant de projet - Faire le lien avec la Direction des Affaires Financières sur la justification des dépenses - Assurer le suivi des conventions de partenariat et leur exécution - Signaler les éventuels risques de dérives budgétaires Participer à l’organisation des évènements en prenant en charge les aspects logistiques, administratifs et financiers de l'accueil de délégations - Participer à l’élaboration du programme - Être l’interlocuteur des prestataires externes - Émettre des bons de commandes, des attestations de service fait, etc - Veiller à respecter les seuils de dépenses et la mise en œuvre des procédures d’achats adaptées Assurer le suivi administratif et financier des stages EU Green - Assurer le suivi administratif des conventions de stages entrantes et sortantes des étudiants - Assurer la mise en paiement des gratifications des stagiaires accueillis à l’UA Participer à la vie de service - Participer aux réunions d'équipe et à la rédaction des comptes rendus - Participer aux autres activités de l'alliance en fonction des besoins et nécessité de l'équipe - Apporter un appui opérationnel aux activités de la DI en lien avec ses missions, notamment en tant que binôme de l'assistante de direction sur l'organisation des mobilités et la gestion administrative et financière