Chargé/Chargée de scolarité du bureau du premier cycle des études médicales

1) Accompagnement des étudiants dans leur scolarité : •Accompagner les étudiants : accueil physique et téléphonique, gestion des mails et des tickets d’assistance GLPI •Répondre aux questions des étudiants au sujet de leur scolarité •Dialoguer, conseiller et instaurer des relations de confiance et de soutien avec les étudiants •Collecter, centraliser et administrer les données nécessaires au suivi des étudiants tout au long de leurs cursus •Assister les étudiants dans les inscriptions administratives et délivrer les cartes étudiantes •Gérer les différents actes administratifs liés aux études et les orienter vers les interlocuteurs internes spécifiques (cellule Handicap, gestionnaire mobilité internationale, …) •Suivre les étudiants à statuts particuliers 2) Accompagnement des enseignant(e)s dans la mise en œuvre de leurs formations : •Organiser les demandes de reprographie ; les examens dématérialisés sur la plateforme UNESS •Réserver les salles de cours •Aider à la correction des QCM et à la saisie des notes •Aider à l’organisation des examens : préparation des salles, planification, recrutement des surveillants, informations aux étudiants, centralisation des sujets, des copies et des notes 3) Support administratif et logistique à la mise en œuvre des formations : •Assurer le bon déroulement du programme sur les plans logistique, administratif et relationnel, dans le respect des procédures sur l’activité de scolarité •Réaliser, contrôler et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques •Etablir et gérer les emplois du temps, en collaboration avec les responsables de cours •Participer à la modélisation de l’offre de formation dans l’outil de l’établissement •Créer les maquettes pour les procès-verbaux d’examen et pour les relevés de notes •Elaborer les documents préparatoires à la constitution des jurys et préparer les calendriers de jury et les convocations ; gérer le suivi des jurys et des délibérations •Organiser l’archivage des différents documents en fonction des dates de conservation règlementaire •Contribue aux actions de communication et des évènements de l’UFR 4) Amélioration Continue : •Participer à l’ensemble des démarches d’amélioration continue •Contribuer à paramétrer les outils liés à la Scolarité •Faire remonter les indicateurs de suivi •Exprimer les nouveaux besoins et proposer des solutions •Contribuer à la garantie du respect de la réglementation et des procédures