Coordinateur administratif

L’assistant-e en gestion administrative participe à l'ensemble des tâches d'élaboration, de gestion, de suivi et d'analyse des domaines financiers (marchés, suivi des contrats, etc.) et RH (point de contact spécifique avec la DRH).Il/elle est un point de contact à la fois pour les services de la DSIUN mais également de manière transverse pour les directions centrales de l’établissement.Le Service Accueil, Assistance, Administration (S3A), composé de 9 agents au total, tient un rôle transverse au sein de la DSIUN et de l’Université Paris 1 en étant un point central de gestion et de communication interne et externe.Les missions attendues sur le poste d’assistant-e en gestion administrative sont les suivantes :•          Participer à l’ensemble des procédures et du suivi relatif à la passation des marchés DSIUN en collaboration avec la Direction financière.•          Assurer la gestion et le suivi du marché spécifique de la téléphonie mobile.•          Assister le responsable de service dans les missions de gestion administrative (Finance, RH, gestion courante) et gérer les commandes et missions sur SIFAC (SAP)•          Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.•          Participer au choix et à la mise en place des outils nécessaires à la gestion administrative de la DSIUN.•          Assurer la gestion des tuteurs étudiants dans le cadre des surveillances des salles libre-service.•          Assurer la réalisation de procédures courantes de gestion.•          Être un point de contact de manière transverse pour les services de la DSIUN, les directions et composantes de l’établissement, les partenaires, les prestataires externes (dans le cadre du périmètre de gestion).•          Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la direction.•          Suivre l'évolution de la réglementation ou des consignes d’établissement concernant les domaines de gestion.

Connaissances et savoir-faire opérationnel • Connaissances de la réglementation en matière de marché public. • Connaissances générales en gestion financière et budgétaire. • Connaissances de l’outils SIFAC (SAP) • Connaissances générales du domaine des ressources humaines. • Conception de tableaux de bord de suivi et des indicateurs. • Connaissance et utilisation d’outils de reportings (Business Object, Power BI) • Réalisation de rapports, et synthèses de documents. • Connaissance des outils bureautiques (Suite Office Microsoft – SharePoint). Savoir-être • Communication correcte et fluide à l'oral comme à l'écrit. • Sens de l'organisation et réactivité. • Rigueur et discrétion. Respect de la confidentialité des informations confiées. • Capacité d’analyse méthodique. • Sens du service public et de la qualité du service rendu auprès des utilisateurs. • Appétence pour les technologies du numérique.