Coordinateur des Secrétariats Médicaux H/F
Centre Hospitalier Léon Bourgeois (ouvre un nouvel onglet) — Centre Hospitalier Léon Bourgeois
Localisation
, France
Publication
22 octobre 2026
Date limite
11 novembre 2026
Domaine
Prévention, conseil et pilotage en santé
Secteur
Sante & Social
Missions principales
MISSIONS SPECIFIQUES
Les missions spécifiques sont les suivantes :
- Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes,
- Coordination et accompagnement des changements organisationnelles el techniques,
- Coordination et planification des activités et des moyens,
- Management et gestion des effectifs (élaboration des tableaux de service, suivi des absences, réalisation des évaluations professionnelles annuelles et du plan de formation des secrétaires, participation aux recrutements, ...),
- Animation des réunions et diffusion de L'information auprès des secrétariats médicaux,
- Contribution aux projets institutionnels liés aux activités des secrétariats médicaux (synchronisation des temps de travail, harmonisation des pratiques...),
- Organisation du suivi opérationnel des activités et des projets par le biais de la coordination avec les interlocuteurs internes et externes, et en s'appuyant sur des tableaux de bord,
- Contribution au paramétrage des outils, logiciels, et systèmes relevant de son domaine d'activité,
- Gestion des fiches d'événements indésirables (FEl) concernant les secrétariats médicaux,
- Contrôles et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité,
- Réalisation d'audits organisationnels des secrétariats médicaux et formulation de proposition d'actions correctives
- Formation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur application
- Reporting et aide à la décision.
Le coordinateur de secrétaires médicaux participe par ailleurs à la sous-commission « dossier patient » et aux réunions de la cellule d'identitovigilance (ClV). ll est plus largement référent qualité pour les secrétariats médicaux.
Compétences attendues
MISSIONS SPECIFIQUESLes missions spécifiques sont les suivantes :Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes,Coordination et accompagnement des changements organisationnelles el techniques,Coordination et planification des activités et des moyens,Management et gestion des effectifs (élaboration des tableaux de service, suivi des absences, réalisation des évaluations professionnelles annuelles et du plan de formation des secrétaires, participation aux recrutements, ...),Animation des réunions et diffusion de L'information auprès des secrétariats médicaux,Contribution aux projets institutionnels liés aux activités des secrétariats médicaux (synchronisation des temps de travail, harmonisation des pratiques...),Organisation du suivi opérationnel des activités et des projets par le biais de la coordination avec les interlocuteurs internes et externes, et en s'appuyant sur des tableaux de bord,Contribution au paramétrage des outils, logiciels, et systèmes relevant de son domaine d'activité,Gestion des fiches d'événements indésirables (FEl) concernant les secrétariats médicaux,Contrôles et suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité,Réalisation d'audits organisationnels des secrétariats médicaux et formulation de proposition d'actions correctivesFormation de personnes aux techniques et procédures de son domaine, et à leur applicationReporting et aide à la décision.Le coordinateur de secrétaires médicaux participe par ailleurs à la sous-commission « dossier patient » et aux réunions de la cellule d'identitovigilance (ClV). ll est plus largement référent qualité pour les secrétariats médicaux.
Profil attendu
Connaissances :
Management et gestion des ressources humaines,
Bureautiques et techniques de secrétariat médical,
Gestion de projet,
Législation, gouvernance, et fonctionnement hospitalier
Savoir-faire :
Planification, organisation, et répartition de la charge de travail en tenant compte de l'allocation des ressources,
Conception, pilotage et évaluation d'un projet / processus relevant de son domaine de compétence, élaboration d'outils de pilotage,
Conception et mise en œuvre de changements organisationnels,
Mise en place d'objectifs avec mesure des résultats et évaluation des performances collectives et/ou individuelles en contre point,
Arbitrage el/ou décision entre différentes propositions, dans le respect des règles institutionnelles,
Méthode et démarche Qualité,
Capacité de rédaction et de synthèse.
Qualités professionnelles :
Leadership,
Sens du travail en équipe et capacité à déléguer,
Capacité à faire du lien et à faire du « reporting »,
Capacité de synthèse et d'organisation,
Capacité d'autonomie et d'adaptation,
Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions,
Rigueur et efficacité,
Qualité d'écoute et de discernement,
Respect du secret professionnel et des règles institutionnelles,
Discrétion professionnelle et loyauté.
Conditions d'exercice
Prérequis recommandés pour exercer le métier :
- Attaché d'administration hospitalière ou niveau Bac +3 minimum dans le domaine du management / gestion hospitalière,
- Connaissance du métier de secrétaire médical(e),
- Connaissances approfondies dans l'usage des outils bureautiques et les solutions numériques,
- Expérience confirmée en management d'équipe et en organisation médico-administrative
Métier de référence
Encadrante / Encadrant d'unité de soins et d'activités paramédicales
Comprendre ce poste
Le coordinateur des secrétariats médicaux assure le lien entre les secrétariats des services de soins et l'organisation générale de l'établissement hospitalier. Sa mission consiste à piloter l'activité administrative des équipes médicales : planification des moyens, suivi des projets et diffusion de l'information. Il contribue ainsi au bon fonctionnement de la prise en charge des patients, en garantissant la continuité des tâches de secrétariat, de la gestion des dossiers à la coordination avec les équipes soignantes. Le poste relève de l'encadrement d'unité de soins et d'activités paramédicales, avec une forte dimension de pilotage organisationnel.
Le recrutement dans ce cadre
Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique hospitalière ainsi qu'aux contractuels, ce qui élargit le vivier de candidatures. Il relève de la catégorie A, qui correspond à des fonctions de conception, d'encadrement et de pilotage, avec des responsabilités de management d'équipe. Dans la FPH, ce niveau ouvre des perspectives d'évolution vers des fonctions d'encadrement supérieur ou de coordination transversale, selon les parcours et les formations complémentaires suivis.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant des expériences concrètes de management d'équipe administrative, en précisant le nombre de personnes encadrées, la création de tableaux de service ou la conduite d'évaluations annuelles.
- Illustrez vos compétences en gestion de projet par des exemples de changements organisationnels menés, avec les indicateurs ou tableaux de bord utilisés pour en mesurer les résultats.
- Renseignez-vous sur le fonctionnement hospitalier et la gouvernance de l'établissement, notamment le rôle des pôles et des instances, afin de situer le poste dans l'organisation globale lors de l'entretien.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2448082Fonction publique hospitalière