Assistante de direction F/H - Département des Hauts-de-Seine

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat de la direction, en collaboration étroite avec la seconde assistante, en garantissant la continuité et la qualité du soutien administratif. Apporter un appui à la direction dans l’organisation quotidienne, la gestion des agendas, la communication interne et externe, l’accueil des interlocuteurs, ainsi que le classement et le suivi des dossiers. Participer activement à la préparation des réunions, à la rédaction de notes et comptes rendus, et à la coordination des informations au sein des services. • Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction, orienter les interlocuteurs et gérer les demandes entrantes. • Gérer l’agenda et l’organisation des réunions du directeur et de son adjoint, en coordonnant les rendez-vous et la logistique associée. • Préparer et suivre les dossiers de réunions (fiches communales, historiques, plans, fonds techniques) ainsi que les fiches DGS/Cabinet/PCD, en assurant les relances auprès des services concernés. • Assurer le suivi de la GRC et des correspondances : réception et traitement des courriels, mise en forme et envoi des réponses, suivi des tableaux de bord et relances des services. • Participer aux tâches générales de secrétariat et à la gestion administrative : traitement, classement, archivage, suivi des rapports et délibérations sur AIRSDélib, et gestion des indicateurs d’activité.