Assistant.e service ABER

1 - Assistance quotidienne au chef de service - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails (BALU du service) - Contribuer à la préparation des dossiers pour les réunions (anticiper leur préparation en lien avec le chef de service) : constituer les fonds de dossier pour le chef de service et les participants et leur transmettre en amont - Organiser à sa demande des réunions pilotées par le chef de service (internes et externes) - Prendre en charge les aspects logistiques de l'activité du chef de service : suivre les agendas et les plannings, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements et faire les réservations 2 - Assistance aux activités du service - Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants : - Assurer la qualité des productions : assurer la relecture des parapheurs, actualiser et veiller à la bonne application des modèles bureautique du service (courriers, notes, diaporamas...) et être garant de l'application de la charte graphique - Vérifier la qualité de la rédaction et la mise en forme des documents mis à la signature du chef de service, de la direction, du préfet, et suivre les parapheurs papier ou dématérialisés - Gérer les stocks de fournitures du service - Renseigner des tableaux de suivi des activités du service - Référent archive : Organiser le classement et l'archivage des dossiers papiers et numériques et alerter sur le respect des règles d'archivage. Suivre les chantiers d'archivage et les transmissions aux archives départementales - Veiller à la continuité de service : organiser sa suppléance selon les principes de fonctionnement définis en réseau des assistantes de services, proposer des fiches de procédures pour assurer la continuité 3 - Assistance à la communication interne à la DDT et externe - Traiter et mettre à jour les contacts du service : tenir les annuaires partagés à jour en lien avec le réseau des assistant(e)s - Faciliter les liaisons entre l'interne et l'externe, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent - Assurer le rôle de correspondant communication pour l'intranet, en lien avec le chef de service et MPC