Assistanat secrétariat - secrétariat F/H

MISSIONS GENERALES Gestion du secrétariat du DMU ESPRIT : Directeur Médical, Cadre paramédicale et Cadre administratif Gestion du secrétariat du Département de Santé Publique/ UF Epidémiologie, Biostatistique, Recherche clinique MISSIONS PERMANENTES Accueil physique et téléphonique dans son domaine d’activité des PM, PNM Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et électroniques Gestion, classement et envoi de mailings Traitement et suivi des courriers et des documents (enregistrement, classement, diffusion et archivage) : Suivi des tableaux de service pour le PM Gestion des agendas des responsables de structure du périmètre Préparation, enregistrement et suivi des commandes dans les logiciels SAP, Achat et Timetonic (DADDL et Direction de la recherche) Gestion des stocks du matériel bureautique, consommables copieur Réalisation d’intervention technique et informatique dans Saphir et Smax Organisation des réunions avec réservation de salles et installation du matériel Organisation des COMEX du DMU (planification, préparation de la salle …) et élaboration des comptes rendus Organisation de congrès et des déplacements des médecins Réalisation de courriers, présentations Power Point et travaux rédactionnels (comptes-rendus…) Assurer la permanence du secrétariat en binôme avec la 2ème secrétaire du secteur. En l’absence de cette dernière, elle est appelée à la remplacer dans ses missions générales (réponse aux appels téléphoniques, accueil des visiteurs, etc). MISSIONS SPECIFIQUES AU DEPARTEMENT DE SANTE PUBLIQUE Assurer le secrétariat du Département de Santé Publique, notamment sur les activités d’enseignement (en particulier secrétariat du master 2 de santé publique, parcours eclipe) et de recherche (équipe de recherche des membres du Département de Santé Publique) Gestion des nouveaux arrivants PM en collaboration avec la Direction des Affaires Médicales (DAM) Droits informatiques Vêtement de travail MISSIONS SPECIFIQUES AU DMU Assurer le secrétariat de la médecine chinoise : organisation du DU, accueil téléphonique, renseigner, prendre les inscriptions… Partage équilibré du temps entre les missions du DMU et les missions de Santé publique