Secrétaire de direction*DSNA/DIR/CAB

Tâches : Gestion du planning : -organise les agendas, les réunions et les rendez-vous du directeur et des membres de son cabinet, et notamment les séminaires annuels de direction -prépare et organise les déplacements (transport, hôtel) du directeur et des membres de son cabinet. Organisation des réunions - gestion des moyens : -rassemble les informations et les documents utiles à la consultation de dossiers spécifiques pour participation du directeur à diverses réunions ou missions, -organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc). Gestion du courrier : -gère les informations écrites à l'arrivée et au départ : gestion informatisée du courrier, messagerie, -saisit, met en forme et édite divers documents pour le directeur, -rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, fax, bordereaux d'envoi) en français et en anglais. Mission de communication - diffusion de l'information : -filtre et oriente les appels téléphoniques, -accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction, -diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service. Classement - archivage - gestion de l'intendance de l'unité : -assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour, -gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement. Parc informatique : - accompagner le chargé de mission SIGP, rattaché au cabinet du directeur, concernant les besoins de matériels informatique de la DSNA/EC.