Gestionnaire administratif Assemblées - CONSEIL DÉPARTEMENTAL DU RHÔNE

Votre future équipe Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences au sein d’une collectivité territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous ! Qui sommes-nous ? Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 400 000 habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire. En rejoignant la Direction Générale du Département du Rhône et le Service des Assemblées, vous intégrerez une équipe de 4 personnes. Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire des pôles et des élus de notre collectivité. Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative, à la coordination des instances décisionnelles (comme les assemblées, conseils, commissions) et au suivi des dossiers institutionnels : 1) Gestion administrative courante : - Création et pilotage des tableaux de suivi du service (réunions de relecture, ordres du jour des commissions spécialisées, des commissions permanentes et des séances publiques, suivi des rapports et des délibérations) - Échanges avec les coordinations des pôles - Mise en forme des délibérations, établissement des masques et typage des annexes - S’assurer de la publication des délibérations et publications sur IntraRhône - Réaliser le classement et l’archivage (physique et numérique) 2) Organisation des réunions : - Planifier les commissions thématiques, les commissions permanentes et les séances publiques - Préparer le volet logistique : gestion des convocations, suivi des élus présents et des procurations, réservations, supports, mise en place de la salle - Participation aux instances : suivi des votes, des déports et de la présence des élus en séance 3) Suivi des travaux des assemblées : - Suivi des rapports sous l’outil PosActes - Envoi des rapports aux élus avant les sessions - Préparation de la mise en en signature des rapports (suivi des rapports et des visas) - Suivi et recherche des éventuelles préconisations de déports en lien avec les chargés de mission - Veiller à la conformité réglementaire des délibérations - Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité après signature, - Préparation du PV de la séance publique 4) Interface avec les élus ou membres des instances : - Communiquer de façon claire et diplomatique avec les membres des instances et/ou les élus - Gérer la diffusion des informations confidentielles.