Assistante / Assistant de la direction de la citoyenneté et de la légalité

Groupe RIFSEEP 1 Vos activités principales - Secrétariat : Secrétariat du directeur : filtrage téléphonique, gestion de l’agenda Assistance à l’organisation des réunions programmées par le directeur ou les chefs de bureau : réservation de salles, de véhicules, préparation des dossiers, des cavaliers, des invitations, etc. Commande et gestion des fournitures de la direction Mise à jour de l’annuaire de la direction, du tableau des effectifs et des organigrammes Appui le secrétariat de chacun des bureaux en tant que de besoin Assure le secrétariat et la préparation des dossiers pilotés par la DCL dans l’agenda du Préfet Réception et répartition du courrier de l’ensemble de la direction Contribution à la réception et au tamponnage des actes soumis au contrôle de légalité Mise à jour de l’annuaire collectivités locales de la direction pour l’ensemble des bureaux Participation à la gestion de la boîte fonctionnelle de la direction Recensement des grévistes, des tampons et "Mariannes" Participation à l’installation matérielle des nouveaux agents de la direction - Dossiers ponctuels : Appui aux différents bureaux de la direction en tant que de besoin notamment pour la mise à jour du Répertoire National des Élus (RNE), la mise en forme des dossiers et des courriers Assure le suivi et la remontée des statistiques contentieux de la direction en lien avec les bureaux Assure le suivi et la remontée des formations déontologie, de la charte de sécurité, le tableau de suivi des habilitations auprès du référent fraude départemental Votre environnement professionnel • Activités du service Contrôle des actes des collectivités territoriales dans tous les domaines de compétence, contrôle budgétaire, intercommunalité et dotations de l’État, réglementation générale, organisation des élections et missions de proximité. • Composition et effectifs du service 35 agents • Liaisons hiérarchiques Directeur de la citoyenneté et de la légalité Chefs de bureau • Liaisons fonctionnelles Externe : les communes du département, les services de l’État dans le département, candidats, autres préfectures, mairies, usagers, autres services de l’État. Interne : ensemble de la direction et services de la préfecture