Mise à disposition de l'UNASACEM/TOULOUSE

1/ Gestion administrative - Assurer le secrétariat de l'association nationale UNASACEM : (courrier, courriels, assurances, correspondances) - Assurer l'adhésion à l'UNASACEM de toute nouvelle association organisatrice - Vérifier les noms les noms des délégués des associations membres en prévision de l'AG - Assurer une convocation nominative aux délégués des associations membres pour l'AG - Informer l'Expert-comptable et le Commissaire aux comptes de la tenue de l'ag - Vérifier la présence physique ou la réception de leur pouvoir en vue de l'AG - Organiser les réunions : convocation, réservation de salle, logistique de visio conférence, - Prévenir la gendarmerie de l'accueil des membres et invités extérieurs , - Assurer la prise de note en réunion, la rédaction et l'envoi des compte rendus aux membres du CD - Effectuer, dans les 3 mois, la télé-déclaration des comptes rendus d'AG, au greffe des associations , - Assurer le suivi des conventions entre l'UNASACEM et l'administration. - Lien avec l'administration ASIC pour le compte de l'association UNASACEM 2/Gestion financière : - Assurer le suivi de la comptabilité en soutien au trésorier de l'association : - Enregistrement des factures - Archivage des factures et leur transmission à l'expert comptable - Recenser dans un tableau les comptes-rendus financiers (CRF) des dossiers subventionnés - Saisir sur OSSA le bilan de l'année N et le prévisionnel de l'année N+1 3/ Gestion de projet : - Lancer les appels à projets sportifs auprès des associations de la DGAC/Météo France , - Vérifier les dossiers reçus suite à l'appel à projets , - Saisir les demandes de subvention dans un tableau : (nom de la manifestation, durée, nombre de participants DGAC/METEO et extérieurs, budget total, remboursement extérieurs, etc.., montant de la subvention demandée) , - Rédiger les comptes rendus des manifestations et les présenter sous forme de dossier de presse , - Vérifier les listes des participants : (activité, nom, prénom, sexe, année de naissance, appartenance, affectation, service, catégorie d'emploi, statut) , 4/ Gestion logistique : - Assurer les éléments de communication - Assurer la réception et l'envoi de colis - Assurer la gestion des stocks 5/ Communication : - Travailler en lien étroit avec les membres du bureau, les coordonnateurs et les organisateurs de manifestations - Diffuser les informations relatives aux actualités de l'UNASACEM par les CSRs et par la mise en ligne sur le site de l'action sociale Alpha-Sierra , - Gérer le site internet de l'association , - Gérer les différents vecteurs de l'association (réseaux sociaux ...)