Adjoint administratif chargé du secrétariat de la direction - Tribunal judiciaire d'Angoulême (H/F)

Placé sous l’autorité du directeur de greffe, l’adjoint administratif en charge du secrétariat de la direction de greffe assiste le directeur de greffe dans la gestion quotidienne de son travail1- Secrétariat de la direction de greffe                                                                                          Ø  Accueil physique et téléphoniqueØ  Gestion du courrier papier et électronique (réception, enregistrement, remise au destinataire concerné, suivi) et gestion de la boîte structurelle du serviceØ  Diffusion des notes, circulaires et autres documentsØ  Etablissement des états des astreintes mensuellesØ  Etablissement et mise à jour des tableaux de permanence du greffeØ  Rédaction de notes, rapports et courriers selon les instructionsØ  Classement et archivage des documents et dossiers selon les textes en vigueurØ  Mise à jour et suivi des dossiers administratifs des fonctionnairesØ  Suivi quotidien des situations administratives et transmission des pièces au SAIR (maladie, congés, temps partiel, CET…)Ø  Collecte, enregistrement et suivi des documents des agents (fiche de renseignement, CET, fiches horaires …)Ø  Notification des arrêtés et autres documents administratifsØ  Transmission des documents administratifs au SAIRØ  Classement, organisation et gestion du dossier partagé du secrétariat et de la directionØ  Participation aux opérations administratives de recrutement et à la diffusion des informations aux nouveaux arrivants (mise en forme du dossier nouveaux arrivants)Ø  Suivi des remises de clés, badges et tamponsØ  Suivi des réservations de véhicules de service et préparation des autorisationsØ  Mise à jour des annuaires, organigrammes et listes de diffusionØ  Enregistrement des bordereaux d’archives dans ESABORAØ  Gestion de la badgeuse hors demandes de congés, déclarations de badgeage et anomaliesØ  Gestions des pièces et des congés des agents contractuelsØ  Suivi des autorisations et des jours de télétravail2- Cellule de gestionØ  Gestion de la boîte structurelleØ  Recensement et collecte des besoins en matière mobilière et immobilièreØ  Demande de devis, préparation des commandesØ  Formalisation des demandes d’achatØ  Suivi des commande et formalisation des services faitsØ  Saisie des demandes d’intervention en matière immobilièreØ  Suivi des marchés publics, vérification des devisØ  Suivi des dépenses des différents budgets (fonctionnement courant, mesures nouvelles, proximité, BOP 101)Ø  Traitement des demandes du SAIR et du pôle ChorusØ  Soutien de la directrice en matière immobilière3- Missions transversalesØ  Participation à l'ouverture générale du courrier selon un roulement définiØ  Référent Chorus DT

Connaissances : Applicatifs métiers Circuits administratifs Organisation judiciaire et administrative Outils bureautique Savoir-être : Avoir le sens de l’organisation Avoir le sens des relations humaines Faire preuve de capacité d’adaptation Faire preuve de polyvalence Faire preuve de discrétion Faire preuve de rigueur et de vigilance Savoir-faire : Donner une information juridique et/ou procédurale Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Maîtriser les nouvelles technologies Travailler en équipe

Groupe RIFSEEP : 2 1 poste vacant Poste soumis à entretien obligatoire Durée minimale souhaitée sur le poste 3 ans Offres de formation associées à votre prise de poste : Formation continue régionale ou nationale Pour les candidatures extérieures au ministère de la Justice - Transmettre les documents ci-dessous au recruteur pour un éventuel entretien : - Une lettre de motivation - Un CV - Les 3 derniers CREP (pour les fonctionnaires) - Le dernier arrêté d'échelon (pour les fonctionnaires) - L'état des services (pour les fonctionnaires)