CHEF DE SERVICE DES ASSEMBLEES ET DU SECRETARIAT GENERAL - Commune de Marmande
Communes (ouvre un nouvel onglet) — Communes
Localisation
Lot et Garonne (47), France (47)
Publication
24 juillet 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Missions principales
- Assurer le management du service « Secrétariat Général » (30 %) composé de deux agents et qui a pour missions :
o Accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
o Courrier (vaguemestre, enregistrement),
o Référent technique « Post-Office »
o Assistance au DGS et au directeur du Pôle « Services à la population » : gestion des agendas, planification des réunions, courriers
o Assistante à la contrôleuse de gestion sur un traitement de premier niveau des dossiers d’assurance, et pour des missions de secrétariat de type publipostage,
o Fonctionnement « logistique » du bâtiment A de l’hôtel de ville.
- Assurer le secrétariat des assemblées (60 %)
o Consolidation de la note de synthèse pour le Conseil municipal,
o Convocation des séances,
o Secrétariat des séances,
o Finalisation des délibérations,
o Transmission au contrôle de légalité,
o Diffusion des délibérations et procès-verbaux
o Traitement des décisions de Monsieur le Maire : de la rédaction à la transmission au contrôle de légalité.
Les missions liées au secrétariat des assemblées devront pouvoir être assumées par l’assistante du service.
- Autres (10 %)
o Participer au Codir et en établir le compte-rendu
o Etablir les plannings des astreintes administratives
Compétences attendues
Missions principales- Assurer le management du service « Secrétariat Général » (30 %) composé de deux agents et qui a pour missions :o Accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,o Courrier (vaguemestre, enregistrement),o Référent technique « Post-Office »o Assistance au DGS et au directeur du Pôle « Services à la population » : gestion des agendas, planification des réunions, courrierso Assistante à la contrôleuse de gestion sur un traitement de premier niveau des dossiers d’assurance, et pour des missions de secrétariat de type publipostage,o Fonctionnement « logistique » du bâtiment A de l’hôtel de ville.- Assurer le secrétariat des assemblées (60 %)o Consolidation de la note de synthèse pour le Conseil municipal,o Convocation des séances, o Secrétariat des séances,o Finalisation des délibérations,o Transmission au contrôle de légalité,o Diffusion des délibérations et procès-verbauxo Traitement des décisions de Monsieur le Maire : de la rédaction à la transmission au contrôle de légalité.Les missions liées au secrétariat des assemblées devront pouvoir être assumées par l’assistante du service.- Autres (10 %)o Participer au Codir et en établir le compte-renduo Etablir les plannings des astreintes administratives
Profil attendu
Qualifications ou diplômes souhaité : niveau III
Compétences, qualités requises :
- Polyvalence, réactivité, adaptabilité
- Capacités managériales
- Organisation et anticipation
- Discrétion absolue
- Disponibilité
- Sens du service public
- Maîtrise de l’outil informatique
- Rigueur, méthodique
- Très bonne orthographe
- Autonomie
Conditions d'exercice
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
Informations complémentaires
Envoyez une lettre de motivation et un curriculum vitae
Merci de nous communiquer une adresse postale et dernier arrêté de situation pour les agents fonctionnaires
à l’attention de :
Monsieur Le Maire de Marmande
De préférence par voie électronique à :
Gestionnaire recrutements : [email protected]
Ou par voie postale :
Monsieur Le Maire de Marmande
Hôtel de ville
Place Clémenceau
47200 MARMANDE
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Cadre juridique
Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Métier de référence
Responsable de coordination administrative
Comprendre ce poste
Ce chef de service occupe une position charnière au cœur de l'administration communale : il garantit le fonctionnement fluide de la relation entre l'exécutif (maire, DGS) et le conseil municipal. Le poste se partage entre la gestion opérationnelle d'une petite équipe et la production d'actes essentiels (délibérations, procès-verbaux, convocations). Ces documents constituent la trace officielle des décisions publiques et leur transmission au contrôle de légalité revêt une importance juridique majeure.
Le recrutement dans ce cadre
Relevant de la catégorie B de la fonction publique territoriale, ce poste s'accède généralement par concours interne ou externe. La catégorie B offre des perspectives d'évolution vers des fonctions d'encadrement intermédiaire et d'accès ultérieur à la catégorie A par examen professionnel. Dans une commune, cette position permet d'acquérir une solide connaissance du fonctionnement institutionnel local.
Conseils pour candidater
- **Valorisez votre expérience en secrétariat public ou d'assemblée** : insistez sur des exemples concrets de gestion de délibérations, de convocations statutaires ou de traitement administratif sensible nécessitant discrétion et rigueur.
- **Démontrez vos capacités managériales et organisationnelles** : mettez en avant votre aptitude à animer une petite équipe, gérer des priorités concurrentes et respecter des délais strictes (calendrier des séances, transmission légale).
- **Maîtrisez les outils courants** (Office, messagerie, logiciels métier d'assemblées si expérience antérieure) et clarifiez votre niveau exact en informatique : ce domaine conditionne l'efficacité du secrétariat technique.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. O047260724001081Fonction publique territoriale