Secrétaire administratif (ive) TJ Albertville - secrétaire de direction
Direction des services judiciaires - CA CHAMBERY (ouvre un nouvel onglet) — Direction des services judiciaires - CA CHAMBERY
Localisation
Savoie (73), France (73)
Publication
23 juillet 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Organisation et tenue des dossiers du secrétariat (papiers et informatiques)
- Organisation du classement papier et de l’arborescence des dossiers dans GEC Sec
- Elaboration et mise à jour d’outils informatiques internes
- Elaboration de documents : livret d’accueil, charte des temps, règlement intérieur, charte des temps, organigrammes ....
- Elaboration de modes opératoires pour le secrétariat et la gestion des ressources humaines
- Mise à jour de la signalétique des bureaux
- Tenue de registres : minutier du directeur de greffe, minutier du CPH, Mariannes, conventions, courriers, diffusions, codes alarme,
clés, badges d’accès
- Gestion du courrier reçu et envoyé
RESSOURCES HUMAINES
- Gestion administrative de 59 personnes
- Création et tenue des dossiers papier et informatique
- Suivi des dossiers dans HARMONIE et LOLFI
- Gestion du logiciel de la pointeuse ZEUS-x :
- Traitement des dossiers de congé maternité, congé parental, de congé maladie, CLM, CLD
- Traitement des demandes de temps partiels, de télétravail
- suivi des CET, heures supplémentaires, vacations
- dossiers retraites
- gestion ds arrivées et départs
Vérification des éléments indispensables à la création du dossier : date arrivée/départ, fonction, service, bureau…
- Création des dossiers papier et informatique
- Etablissement des documents nécessaires à la prise de poste : fiche de renseignements, demande d’habilitation de conduire un
véhicule personnel, demande de carte professionnelle
- Création de la fiche dans « Suivi du personnel » et dans la pointeuse Zeus-x
- Ouverture d’un ticket TID pour attribution d’une ligne téléphonique
- Mise à jour de l’annuaire
- Mise à jour de la signalétique et de la liste Sécurité incendie
- Accès informatiques : élaboration de la fiche de recensement, transmission au SAR et mise à jour des tableaux de suivi, puis
création des comptes dans les différents logiciels attribués
- Préparation des clés et badges (attribution, programmation, mise à jour des fichiers)
- Attribution d’une Marianne, d’un code alarme et de la NBI selon le statut
- Mise à jour des fichiers des coordonnées du personnel, des véhicules et des contacts Outlook
- Elaboration des PV d’installation ou de prise de fonction
- Accueil des personnes, remise de documents et explication sur le fonctionnement de la juridiction
Compétences attendues
Organisation et tenue des dossiers du secrétariat (papiers et informatiques) - Organisation du classement papier et de l’arborescence des dossiers dans GEC Sec - Elaboration et mise à jour d’outils informatiques internes - Elaboration de documents : livret d’accueil, charte des temps, règlement intérieur, charte des temps, organigrammes ....- Elaboration de modes opératoires pour le secrétariat et la gestion des ressources humaines - Mise à jour de la signalétique des bureaux - Tenue de registres : minutier du directeur de greffe, minutier du CPH, Mariannes, conventions, courriers, diffusions, codes alarme, clés, badges d’accès - Gestion du courrier reçu et envoyéRESSOURCES HUMAINES- Gestion administrative de 59 personnes - Création et tenue des dossiers papier et informatique - Suivi des dossiers dans HARMONIE et LOLFI - Gestion du logiciel de la pointeuse ZEUS-x :- Traitement des dossiers de congé maternité, congé parental, de congé maladie, CLM, CLD - Traitement des demandes de temps partiels, de télétravail - suivi des CET, heures supplémentaires, vacations - dossiers retraites- gestion ds arrivées et départs Vérification des éléments indispensables à la création du dossier : date arrivée/départ, fonction, service, bureau… - Création des dossiers papier et informatique - Etablissement des documents nécessaires à la prise de poste : fiche de renseignements, demande d’habilitation de conduire un véhicule personnel, demande de carte professionnelle - Création de la fiche dans « Suivi du personnel » et dans la pointeuse Zeus-x - Ouverture d’un ticket TID pour attribution d’une ligne téléphonique - Mise à jour de l’annuaire - Mise à jour de la signalétique et de la liste Sécurité incendie - Accès informatiques : élaboration de la fiche de recensement, transmission au SAR et mise à jour des tableaux de suivi, puis création des comptes dans les différents logiciels attribués - Préparation des clés et badges (attribution, programmation, mise à jour des fichiers) - Attribution d’une Marianne, d’un code alarme et de la NBI selon le statut - Mise à jour des fichiers des coordonnées du personnel, des véhicules et des contacts Outlook - Elaboration des PV d’installation ou de prise de fonction - Accueil des personnes, remise de documents et explication sur le fonctionnement de la juridiction
Conditions d'exercice
Vos interlocuteurs métiers
- Les chefs de juridictions
- Les magistrats
- La directrice de greffe
- Le directeur des services de greffe, chef du pôle civil
- Les auxiliaires de justice (avocats, commissaires de justice…)
- Les partenaires institutionnels
- Les usagers du service public
- Les autres services de la juridiction
Informations complémentaires
Groupe RIFSEEP : 3
Poste non ouvert aux agents contractuels.
Un poste vacant est proposé à la mobilité. Le poste est soumis à un entretien. Il appartient au candidat de solliciter cet entretien auprès du recruteur : [email protected]
Candidatures en détachement des secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la justice qui souhaitent candidater doivent transmettre les documents suivants:
- leur formulaire de candidatures , à remplir manuellement, avec l’avis de leur administration d’origine relatif à leur départ;
- pour les postes avec entretien préalable, un curriculum vitae et une lettre de motivation;
- le cas échéant, les pièces justifiant d'une situation ouvrant droit à des priorités , y compris pour les centres d’intérêts matériels et moraux (CIMM);
- leur dernier arrêté d'avancement d’échelon;
- leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel, le cas échéant;
- leur état des services
L’ensemble de ces documents doit être envoyé a l’adresse suivante : [email protected]
Pour les annexes, il faut s'adresser au service recruteur :
[email protected].
Organisation du travail : 37h30 par semaine suivant la charte des temps de la juridiction – Système de badgeuse
Restauration : Salle de restauration équipée au 2ème étage
Accessibilité en transport / Parking : Parking souterrain voitures et deux roues au 1er sous-sol
Métier de référence
Secrétaire
Comprendre ce poste
Le secrétaire de direction au tribunal d'Albertville est le pivot administratif d'une institution judiciaire. Au-delà de la gestion classique du courrier et des dossiers, il assure l'organisation interne du tribunal, orchestre les circuits documentaires et maintient à jour les outils de gestion essentiels à son fonctionnement. C'est une fonction transversale qui touche à la fois à la logistique administrative, à la gestion des ressources humaines et à la documentalité judiciaire, notamment la tenue des minutiers.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste relève du recrutement en fonction publique d'État, catégorie B, offrant une stabilité de carrière et des perspectives d'évolution vers des fonctions d'encadrement ou de responsabilité administrative au sein de la DSJ. La catégorie B structure un accès progressif à des responsabilités croissantes dans les domaines administratif et RH.
Conseils pour candidater
- Valoriser toute expérience de gestion administrative RH (suivi de dossiers, logiciels de paie ou SIRH) : c'est 40% du poste et un domaine clé de différenciation.
- Mettre l'accent sur la maîtrise des outils bureautiques et, si possible, l'expérience de GEC ou logiciels métier judiciaires ; la capacité à créer et maintenir des modes opératoires démontre une vision systémique attendue à ce niveau.
- Anticiper les questions sur l'organisation personnelle et la gestion de priorités multiples (59 agents à gérer, minutiers, registres) : fournir des exemples concrets d'optimisation de processus ou de classement complexe.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2360309Fonction publique d'État