Secrétaire Médical(e) - Service Hospitalisation à domicile

Missions spécifiques du poste - Accueil téléphonique. - Gestion administrative des admissions et sorties des patients : saisie et mise à jour des dossiers patients, vérification des critères d’éligibilité à l’HAD, recueil des documents nécessaires (ordonnances, consentements…). - Saisie des CR. - Saisie des codages dans un logiciel métier spécifique. - Création/rédaction d’organigrammes organisationnels et décisionnels pour optimiser le parcours patient. - Réception, traitement, classement et archivage des documents médicaux. - Travail collaboratif avec les intervenants extérieurs. - Facturation des médecins traitants et des kinésithérapeutes à transmettre à la DAFCO. - Facturation et suivi financier des actes des IDEL à transmettre à la DAFCO et aux IDEL. - Support à l’équipe médicale : aide à la rédaction de courriers, procédures. - Statistiques des admissions et sorties des patients. - Commande et suivi du matériel de location avec les prestataires - Gestion des fournitures en bureautique. - Participation aux staffs pluridisciplinaire. Activités Gestion des dossiers patients Création et mise à jour du dossier administratif et médical des patients en HAD. Classement et archivage des documents médicaux : prescriptions, comptes rendus, résultats biologiques, consentements, etc. Organisation des admissions et des sorties Réception et enregistrement des demandes d’admission en HAD (venant de l’hôpital, de la ville ou d’autres structures). Planification administrative des entrées et sorties des patients, en lien avec l’équipe de coordination. Vérification de la concordance des données administratives et médicales (identito-vigilance, critères d’éligibilité HAD, etc.). Suivi des documents médicaux - Réception, diffusion et suivi des documents médicaux. - Contrôle de la conformité réglementaire des documents transmis au service HAD. Gestion des comptes rendus d’hospitalisation, d’évaluation ou de suivi. - Facturation et gestion administrative - Préparation des éléments nécessaires à la facturation des séjours HAD, en lien avec les IDEL, les médecins traitants, les kinésithérapeutes et la DAFCO. - Saisie des actes, des durées de prise en charge, des éléments de codage - Suivi des indicateurs d’activité et participation au staff hebdomadaire pluridisciplinaire. - Commande et gestion des stocks des fournitures en bureautique. - Accueil et information - Accueil téléphonique des patients, familles et professionnels de santé. - Information sur les démarches administratives liées à l’HAD. - Respect de la confidentialité et du secret professionnel. Missions spécifiques en lien avec la qualité - Déclarer les EI et contribuer à leur analyse - Participer aux EPP et CREX au sein du service et du pôle - S’informer du suivi du PAQSS du service - Contribuer à l’élaboration et la réactualisation des procédures, fiches techniques Fonction d’encadrement - Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service