Agent chargé de l'accueil du public et du courrier

Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Premier interlocuteur du public, vous êtes le garant de la qualité de l’accueil et assurez les missions suivantes, en polyvalence avec vos collègues : 1) Accueil téléphonique au standard de la cité administrative : - Assurer l’accueil téléphonique des usagers en adoptant la posture indispensable à une relation de qualité - Délivrer des renseignements de premier niveau - Orienter les appels vers les services compétents - Participer à l’amélioration de la qualité de service, en signalant toute difficulté éventuelle ou en formulant des propositions d'amélioration, - Assurer la permanence téléphonique opérationnelle en cas d’événements particuliers ou de crise. 2) Accueil physique : - Assurer l’accueil du public de la cité administrative et de la DDETS (sur RV), le renseigner et l'orienter - Vérifier l’identité des visiteurs et s’assurer de la sécurité des accès - À la DDETS, être le relais des autres services du SGCD - Accueillir les usagers du point d'accueil numérique et faciliter leurs démarches sur internet (permis de conduire, immatriculations) 3) Gestion du courrier : - Traiter le courrier entrant pour les services bénéficiaires (tri, distribution, …) - Réceptionner plis et colis - Effectuer les navettes sur différents sites (Cergy et Pontoise, véhicule de service à disposition) - Traiter et orienter les courriels reçus sur la messagerie fonctionnelle - Affranchir le courrier "départ" dans le respect des consignes (maîtrise des coûts). Vous pourrez aussi participer à la mise à jour des fiches de procédures et de la documentation,à la formation des nouveaux arrivants, à l’archivage des dossiers. Des missions ne figurant pas dans la présente fiche, en relation avec le poste et votre statut/ grade, pourront vous être confiées à titre complémentaire, en fonction des nécessités de service. Votre environnement professionnel Activités du service Le secrétariat général commun départemental (SGCD) est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministre de l'intérieur. Il exerce ses missions sous l'autorité du préfet et sous l'autorité fonctionnelle des chefs des services qu'il soutient. Régie par le décret n° 2020-99 du 7 février 2020 et par un contrat de service, son activité s'exerce au profit de 5 administrations et environ 850 agents (préfecture, directions départementales interministérielles). Fort d'une centaine d'agents, le SGCD assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'immobilier, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines. Composition et effectifs du service Le poste est rattaché au bureau des relations et des services à l'usager (BRSU), composé de 8 agents (dont chef de bureau). Liaisons hiérarchiques Poste placé sous l’autorité hiérarchique de la chef du bureau, d'une chef de pôle et du directeur du SGCD.