Secrétariat et appui au service

Les principales missions sont : — l’appui direct aux différentes unités du service : organisation de réunions, suivi du courrier, pré-tri des dossiers ; — la participation aux réunions de suivi des dossiers ; — la gestion de la boîte aux lettres numérique ; — la prise de RDV pour les commissions administratives suivies par le service ; — la pré-instruction en matière de droit des sols : préparation des dossiers, lister les contraintes pour l’instructeur à l’aide d’un logiciel métier ; — les prises de contact avec les interlocuteurs extérieurs au service ; Secrétariat et organisation administrative : — gérer la prise de rendez-vous pour les réunions, en lien avec les unités, et préparer les invitations le cas échéant ; — gérer la boîte électronique fonctionnelle du service ; — suivre proactivement les délais sur les avis et procédures à enjeu ; — assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du service ; — organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles, préparation des réunions ; — suivre les congés du service pour le compte du responsable ; — assurer l’archivage papier et électronique des courriers et documents traités ; — tenir à jour un tableau de suivi des courriers et documents transitant au sein du service ; — préparer, mettre en forme et transmettre les courriers à signature (direction, préfet) ; — mettre à jour et organiser les archives du service, — participer à la réorganisation du serveur. Appui aux unités et missions métiers — Organisation de réunions — Préparation de courriers, de réponses — Tri des dossiers papier et numériques sur le serveur — Secrétariat de différentes commissions suivies par le service (CDNPS, campings, etc.) — réaliser un pré-tri des dossiers ADS (autorisations du droit des sols) et assurer l’intendance des dossiers avant leur entrée dans le circuit d’instruction ; — réaliser l’instruction de certains dossiers ADS ; — le suivi des dossiers liés à la fiscalité de l’urbanisme : boîte aux lettres, suivi du tableau des dossiers, routage des demandes vers les interlocuteurs, gestion proactive. Vous serez placé sous l’autorité du responsable du service. Contacts internes : — Liaisons fonctionnelles internes ; — Chefs d’unité ; — SGCD ; — Autres services de la DDTM Collaborateurs réguliers : — Agents et cadres — Relations avec l’extérieur ; — Les services de la Préfecture ; — Les services de l’État ; — Les acteurs de l’aménagement et bureaux d’études ; — Les usagers et les élus, collectivités.