ASSISTANT(E) DE DIRECTION DQRJU

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE L'assistant(e) fait partie de la direction qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers/cultes, admissions et tutelles. Il/Elle assiste la directrice et son adjointe dans toute la démarche concernant ses services et assure notamment : - L'organisation et le suivi du secrétariat de la directrice qualité, gestion des risques, affaires juridiques, relations usagers, admissions et tutelles ; - L'organisation, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés à la Direction ; - La préparation et le suivi des dossiers de la directrice DQRJU et de son adjointe ; - La prise de note et la rédaction de documents en lien avec la DQRJU ; - L'organisation et la gestion logistique des réunions et événements ; - La gestion documentaire et archivage (papier et numérique). Il/elle entretient des liens fonctionnels avec tous les services internes et externes de l'établissement. Missions générales : - Gestion de l'agenda de la directrice DQRJU et de son adjointe ; - Préparation et organisation de réunions, visites, conférences, événements ; - Prise de notes, saisie, compte-rendu, mise en forme des documents et diffusion ; - Organisation et suivi des staffs de la DQRJU et des projets de la Direction ; - Accueil des personnes : professionnels, patients, famille, partenaires extérieurs, etc. ; - Gestion des appels téléphoniques, courriers et messages électroniques : répartition, traitement, diffusion, archivage ; - Organisation classement et archivages des données, des informations, des documents de diverses natures papier et informatique ; - Création, gestion et mise à jour des bases de données, des graphiques, organigrammes, planning, etc. ; - Recensement, gestion et suivi des congés des agents (Agiletime) ; - Logistique de la DQRJU (Commandes, bons travaux, gestion de stocks, fournitures, réservations des salles, saisie, suivi, contrôle, relance, etc.). Autres missions permanentes : En lien avec les services de la DQRJU : - Elaboration de documents et de formulaires à destination de la communauté hospitalière ; Bilan et suivi du projet usagers du projet d'établissement - Gestion de l'Intranet (pages DQRJU) : mise en ligne et modifications des pages/documents et informations régulières sur la page accueil, etc. - En lien avec le service des relations usagers : réception, enregistrement et suivi des demandes d'informations médicales et des questionnaires de satisfaction. Missions ponctuelles : - Instaurer une transversalité dans le travail de l'équipe entre le secrétariat et les services de la DQRJU fondée sur le partage et la solidarité : une graduation des urgences et une gestion à minima de certaines missions et dossiers. - Répondre aux besoins urgents avec une prise en charge coordonnée et continue entre les professionnels de la DQRJU.