FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 1 mois

Assistant au chef de service H/F

Université Paris-Saclay (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris-Saclay

Localisation

Val de Marne (94), France (94)

Publication

17 juillet 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Mission et positionnement de l’agent.e : L’assistant(e) de direction collabore étroitement avec la responsable du service. Il la seconde au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du chef de service : Accueil et information - Assurer l'accueil et l'information des usagers - Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail - Assurer le lien avec les Responsables d'UE Gestion administrative du service - Agenda du Chef de service - Planning Enseignements Études Médicales - Secrétariat du chef de service - Préparation des commissions et gérer l’ordre du jour - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers - Organiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparer - Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant - Gestion et suivi des dossiers des procédures d'accès aux études de santé et des transferts - Participer à l’organisation du jury PASS et des ECOS Participation à l’ensemble des activités de la structure - Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses - Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment : - Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS) - Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN) - De manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante.

Compétences attendues

Mission et positionnement de l’agent.e : L’assistant(e) de direction collabore étroitement avec la responsable du service. Il la seconde au sens large pour faciliter la mise en œuvre de sa mission, prendre en charge les tâches organisationnelles, trouver les informations et les transmettre, résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter l’exercice de la responsabilité du chef de service : Accueil et information Assurer l'accueil et l'information des usagers Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail Assurer le lien avec les Responsables d'UE Gestion administrative du service Agenda du Chef de service Planning Enseignements Études Médicales Secrétariat du chef de service Préparation des commissions et gérer l’ordre du jour Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiersOrganiser les réunions, prendre des rendez-vous, préparerContrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeantGestion et suivi des dossiers des procédures d'accès aux études de santé et des transferts Participer à l’organisation du jury PASS et des ECOS Participation à l’ensemble des activités de la structure Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service Participation aux opérations collectives du SEVE, notamment : Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS) Aux Épreuves Classantes Nationales informatisées (EDN) De manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante.

Profil attendu

Connaissance, savoir : - Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université - Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens - Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication - Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles Savoir-faire : - Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l’établissement - Rechercher l’information, la vérifier et la classer - Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes - Travailler en équipe Organiser son travail - Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat… - Respecter les délais Savoir-être : - Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation - Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnel et de l’accueil - Capacité à assurer la continuité du service - Devoir de réserve impératif

Conditions d'exercice

Poste lié au calendrier universitaire des étudiants et aux contraintes des périodes « hautes » : candidature des étudiants, campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques, périodes d’examens nationaux. Ces évènements spécifiques peuvent nécessiter une amplitude horaire de 7 heures 30 à 19 heures. Ces heures supplémentaires sont récupérées dès que l'activité le permet.

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Comprendre ce poste

L'assistant de direction au sein d'une université joue un rôle d'interface stratégique entre le responsable du service et l'ensemble des acteurs internes (étudiants, responsables d'UE, personnels). Il organise le fonctionnement quotidien du service en gérant l'agenda, les réunions et les dossiers administratifs, tout en accueillant et orientant les usagers. Ce poste demande une compréhension fine de l'environnement universitaire et de la réglementation pédagogique, notamment sur les examens et la scolarité, pour soutenir efficacement l'exercice du pouvoir de direction.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste s'adresse aux titulaires et aux contractuels en catégorie B, soit un positionnement intermédiaire dans la hiérarchie de la FPE. L'accès est possible par concours ou contrat direct, selon votre statut. Une intégration en tant que titulaire offre des perspectives de stabilité professionnelle et une progression de carrière au sein de l'établissement, tandis qu'un contrat permet une mise en situation avant une éventuelle titularisation.

Conseils pour candidater

Mettez en avant votre maîtrise des outils bureautiques (gestion de calendrier, traitement documentaire) et votre capacité à organiser plusieurs tâches en parallèle ; l'Université attend quelqu'un capable de gérer un agenda chargé sans superviseur direct constant.

Appuyez-vous sur une expérience antérieure dans l'administration publique ou l'enseignement supérieur si vous l'avez ; sinon, démontrez votre compréhension du contexte universitaire et votre motivation à l'acquérir rapidement.

Illustrez votre rigueur administrative par des exemples concrets de dossiers traités ou de procédures maîtrisées, et démontrez votre sens de la discrétion (accès à l'information sensible) et votre diplomatie relationnelle.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2354602Fonction publique d'État