Secrétaire Médical - Hôpital de jour médecine interne F/H
Hôpital Bicêtre (ouvre un nouvel onglet) — Hôpital Bicêtre
Localisation
Val de Marne (94), France (94)
Publication
13 juillet 2026
Domaine
Prévention, conseil et pilotage en santé
Secteur
Sante & Social
Missions principales
Missions permanentes de la secrétaire HDJ médecine interne
- Gestion de l’accueil téléphonique des patients
- Gestion des CR d’HDJ (relecture, correction, impression et envoi)
- Gestion des CR de consultations du Dr DE MENTHON (médecin responsable de l’unité- 2 fois par semaine), du Pr GARCON (1 vacation par mois), du Dr DAVID (1 vacation par semaine) ; du Dr QUERTAINMONT (2 fois par semaine)
- Gestion du dossier médical du patient (envoi ordonnances de médicaments et bilans biologiques par mail ; documents type certificats..)
- Programmer des patients en consultation à la demande des praticiens
- Envoi CR/dossier de suivi si changement de centre du patient
- Récupération d’examens réalisés en ville ou dans d’autres services ou d’autres hôpitaux si besoin
- Participation au staff d’HDJ le mardi et aux réunions d’unité
- Rédaction des CR de réunion de service
- Envoi à la sécurité sociale de demandes d’ALD
- Gestion des RDV de consultations (ORBIS/ Annulations ou reports ou rajouts de rdv de consultations)
- Gestion en lien avec ORBIS pour ouvertures et fermetures des plages de CS
- Mise à jour du dossier NADIS des patients VIH à partir d’ORBIS (copier/coller dans nadis des CR de cs+ examen clinique)
- Réception des demandes de dossier de l’OFFI (office Français Immigration) et appel au patient lorsque le dossier est prêt pour sa transmission
- Tri du courrier, des examens et distribution, dispatching
- Scanner les documents médicaux importants et autres documents non médicaux dans ORBIS
- Mise des CD d’imageries sur le PACS
- Gestion de demandes ou envois par FAX ou par mail/priorisation des urgences
- Gestion du planning et des réservations de la petite salle de réunion
- Gestion du transport du FIBROSCANN
- Gestion des tableaux de service des médecins (présences et absences) dans chronos
- Participation à la journée d’Education Thérapeutique (contact des différents patients pour inscription, mis à jour de la liste d’inscription, gestion de la collation)
- Gestion des consentements (signés par les patients) à intégrer dans ORBIS pour les patients participants à des recherches cliniques
Mission ponctuelle :
- Binôme avec l’AMA du secteur Dermatologie : remplacement pendant les congés de l’une et de l’autre
Compétences attendues
Missions permanentes de la secrétaire HDJ médecine interne - Gestion de l’accueil téléphonique des patients- Gestion des CR d’HDJ (relecture, correction, impression et envoi)- Gestion des CR de consultations du Dr DE MENTHON (médecin responsable de l’unité- 2 fois par semaine), du Pr GARCON (1 vacation par mois), du Dr DAVID (1 vacation par semaine) ; du Dr QUERTAINMONT (2 fois par semaine)- Gestion du dossier médical du patient (envoi ordonnances de médicaments et bilans biologiques par mail ; documents type certificats..)- Programmer des patients en consultation à la demande des praticiens- Envoi CR/dossier de suivi si changement de centre du patient- Récupération d’examens réalisés en ville ou dans d’autres services ou d’autres hôpitaux si besoin- Participation au staff d’HDJ le mardi et aux réunions d’unité- Rédaction des CR de réunion de service- Envoi à la sécurité sociale de demandes d’ALD- Gestion des RDV de consultations (ORBIS/ Annulations ou reports ou rajouts de rdv de consultations)- Gestion en lien avec ORBIS pour ouvertures et fermetures des plages de CS- Mise à jour du dossier NADIS des patients VIH à partir d’ORBIS (copier/coller dans nadis des CR de cs+ examen clinique)- Réception des demandes de dossier de l’OFFI (office Français Immigration) et appel au patient lorsque le dossier est prêt pour sa transmission- Tri du courrier, des examens et distribution, dispatching- Scanner les documents médicaux importants et autres documents non médicaux dans ORBIS- Mise des CD d’imageries sur le PACS- Gestion de demandes ou envois par FAX ou par mail/priorisation des urgences- Gestion du planning et des réservations de la petite salle de réunion- Gestion du transport du FIBROSCANN- Gestion des tableaux de service des médecins (présences et absences) dans chronos- Participation à la journée d’Education Thérapeutique (contact des différents patients pour inscription, mis à jour de la liste d’inscription, gestion de la collation)- Gestion des consentements (signés par les patients) à intégrer dans ORBIS pour les patients participants à des recherches cliniques Mission ponctuelle : - Binôme avec l’AMA du secteur Dermatologie : remplacement pendant les congés de l’une et de l’autre
Profil attendu
PRÉ-REQUIS
Qualifications requises :
Diplôme de secrétaire médical
BAC/ BAC ST2S
BAC +2
EXPÉRIENCE REQUISE
Expérience obligatoire en milieu hospitalier (minimum 3 ans)
Qualités professionnelles requises :
Organisé
Accueillant
Patient
Sociable
Souriant
Avoir l'esprit de conciliation
Capacité d'écoute
Discrétion (la secrétaire médicale est soumise au secret professionnel)
Aime le contact avec le public
Esprit d'initiative et capacité à accompagner le changement
Connaissances particulières
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers incluant Excel, Word, Power point
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir-adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
Comprendre ce poste
Le secrétaire médical en hôpital de jour occupe un rôle charnière : il est l'interface quotidienne entre les patients, les praticiens et l'administration hospitalière. Au-delà de l'accueil téléphonique, ce poste implique la gestion complète du parcours administratif et documentaire des patients (dossiers médicaux, comptes rendus, ordonnances, demandes d'ALD). En médecine interne, l'enjeu est de maintenir une continuité de soins fluide pour une patientèle souvent polymédiquée, ce qui nécessite rigueur et disponibilité.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un recrutement en FPE (fonction publique d'État) ouvert aux titulaires comme aux contractuels, offrant ainsi une flexibilité d'accès. Une expérience minimum de trois ans en milieu hospitalier est exigée, ce qui signifie que le poste cible des candidats ayant déjà consolidé leur compréhension des environnements médicaux. L'évolution professionnelle est possible selon le statut choisi (titularisation pour les contractuels, progression dans les échelons pour les titulaires).
Conseils pour candidater
- Valoriser précisément les expériences antérieures en gestion administrative médicale : mettre l'accent sur la maîtrise de logiciels hospitaliers (ORBIS notamment, puisqu'il est utilisé ici) et la gestion concrète de dossiers patients.
- Préparer des exemples concrets de situations montrant capacité d'organisation multi-tâches, discrétion professionnelle et gestion de demandes contradictoires (annulations/reports de rendez-vous, coordination pluridisciplinaire).
- Constituer un dossier impeccable : attestations d'expérience datées et signées, photocopies lisibles des diplômes requis, et une lettre manuscrite mettant en avant l'attrait pour le secteur hospitalier public.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. APHP_2026-23091Fonction publique d'État