Assistante de direction du site Charles-Foix F/H

L’assistante de la Direction assure un appui organisationnel et administratif auprès de la Direction de l’hôpital (directrice et adjointe) afin de contribuer au bon fonctionnement global de l’hôpital. Elle veille à la fluidité de la circulation de l’information, sa coordination, ainsi qu’à la qualité du suivi des dossiers. 1. Assistante de direction Assure le secrétariat de la directrice et de son adjointe Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques, des emails, des courriers Gestion des agendas de la directrice, de son adjointe et préparation des documents nécessaires pour les rendez-vous ou réunions Préparation et organisation des réunions (en lien avec la logistique et l’informatique si nécessaire) + rédaction de CR à la demande ou diffusion supports (exemple COCOR) Gestion des salles de réunions et vérification régulière des matériels Gestion des commandes de prestations comme les commandes de repas pour les réunions institutionnelles (direction + directions fonctionnelles) Gestion des réservations de la voiture de direction Mise en forme et diffusion générale des notes de service, note d’information Mise à jour de tous les supports de communication en lien avec l’hôpital Charles Foix (organigrammes, sites Intranet/Internet, Annuaire téléphoniques, Activités etc.) Gestion des commandes et diverses demandes d'achat Fait un reporting régulier sur les dossiers à la directrice et/ou l’adjointe à la directrice selon les dossiers 2. Gestion administrative Logement : - Gestion administrative des logements (suivi convention, quittance de loyers, dépôt de garantie,) en lien avec l’adjointe à la directrice, l’assistante sociale et la régie - Suivi des états des lieux et des besoins de travaux concernant les logements en lien avec la direction des travaux Zen Zone : Création de créneaux mensuels des activités sportives ZEN ZONE, gestion des plannings, suivi budgétaire Gardes administratives : élaboration et diffusion des plannings de garde ADG + 2 retex par an + enregistrement et mise à jour du Dispose pour les ADG Permanence médicale : élaboration et diffusion des plannings de garde et d’astreinte, enregistrement mensuel dans Chronos. Collaboration avec les référents des internes de Charles Foix et principalement avec l’ensemble des séniors Internes : organisation de la journée d’accueil (2 fois par an) + mise à jour des documents avec référents des internes et référent médical de site 3. Evènementiel / temps forts de l’hôpital Préparation de manifestations comme la fête de Charles Foix, vis ma vie de patient, journées d’accueil des nouveaux arrivants, vœux, commémoration, remise des médailles, lumières sur la nuit Collaboration sur des opération ponctuelles à la demande de la directrice ou de son adjointe