Assistante en gestion administrative - DFVU
Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP) (ouvre un nouvel onglet) — Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP)
Localisation
Hautes Pyrénées (65), France (65)
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Publication
8 juillet 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
MISSIONS DU POSTE
Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l’instruction, le suivi et la réalisation d’actions :
-Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers.
-Participer à la gestion des systèmes d’information, des applications métiers et des plateformes de candidatures.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
•Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVu
oAssister la direction de la DFVu dans l’ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu…)
oContribuer à l’organisation et planification d’évènements,
oParticiper à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité.
oAssurer l’archivage et la traçabilité des documents administratifs.
•Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l’activité de la DFVu
oSaisir des commandes et ordres de mission
oCollecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets,
oCommuniquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, …),
oMettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord,
oArchiver des documents,
•Appui à la gestion des systèmes d’information et des plateformes
oParticiper à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes).
oContribuer à l’administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster…etc.).
oRecueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.).
oParticiper à l’harmonisation et à la formalisation des procédures administratives.
ACTIVITÉS ASSOCIÉES
•Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires
•Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service.
•Venir en appui des autres pôles de la direction à l’occasion de situations ou d’événements particuliers.
Compétences attendues
MISSIONS DU POSTESous la responsabilité de la responsable administrative et financière de la DFVu, vous assurez de façon autonome l’instruction, le suivi et la réalisation d’actions :-Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail et en réalisant des actes administratifs et financiers.-Participer à la gestion des systèmes d’information, des applications métiers et des plateformes de candidatures.ACTIVITÉS PRINCIPALES•Assurer la gestion administrative des pôles de la DFVuoAssister la direction de la DFVu dans l’ensemble de ses missions (agenda, préparer réunion, Compte rendu…)oContribuer à l’organisation et planification d’évènements,oParticiper à la mise à jour des procédures, guides et documents qualité.oAssurer l’archivage et la traçabilité des documents administratifs.•Contribuer au suivi et à la justification administrative et financière de l’activité de la DFVuoSaisir des commandes et ordres de missionoCollecter et traiter les données et documents nécessaire à la justification financière de projets,oCommuniquer avec les acteurs internes (composantes, étudiants, responsables projets, services support, …),oMettre à jour des bases de données dédiées et des tableaux de bord,oArchiver des documents,•Appui à la gestion des systèmes d’information et des plateformesoParticiper à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications métiers (Pégase, plateformes nationales, outils internes).oContribuer à l’administration fonctionnelle courante des plateformes (Parcoursup, Études en France, MonMaster…etc.).oRecueillir les informations nécessaires aux enquêtes institutionnelles (SISE, CVEC, etc.).oParticiper à l’harmonisation et à la formalisation des procédures administratives.ACTIVITÉS ASSOCIÉES•Accueil et orientation des étudiants et des différents acteurs/partenaires•Participer à la vie de service de la DFVu et participer aux réunions de service.•Venir en appui des autres pôles de la direction à l’occasion de situations ou d’événements particuliers.
Profil attendu
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances (savoir)
-Connaître le milieu de l’enseignement supérieur et les acteurs institutionnels
-Connaître le public estudiantin et ses problématiques
-Connaître les acteurs et partenaires du milieu universitaire
Compétences opérationnelles (savoir-faire)
-Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité, et les outils bureautiques,
-Alimenter, organiser et mettre à jour les bases de données.
-Élaborer et mettre en oeuvre des procédures de gestion propres au domaine d’activité.
-Savoir organiser et planifier ses activités, et gérer son temps.
-Adapter son comportement aux différents publics.
Compétences comportementales (savoir-être)
-Travailler en équipe
-Capacité d’écoute
-Faire preuve d’esprit d’analyse et de synthèse
-Faire preuve d’autonomie tout en sachant informer, rendre compte.
-Être rigoureux, consciencieux.
-Faire preuve de discrétion.
-Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
-Faire preuve de polyvalence et de réactivité.
Conditions d'exercice
CONDITIONS D’EXERCICE FAVORABLES
Poste de catégorie B
• Travail au sein d’équipes engagées et solidaires au bénéfice de l’enseignement et de la recherche.
• Formation des personnels.
• 10 semaines de congés
• Télétravail possible 1jr/semaine après période d’essai
• Durée du travail : 38h hebdomadaires
•Ouvert aux personnels contractuels
•Le contrat est à durée déterminée, de droit public, à temps complet, d’une durée de 18 MOIS, renouvelable voire pérennisable (CDI) sous conditions.
•Rémunération : Selon expérience et en référence à la grille des B pour les contractuels.
Informations complémentaires
NIVEAU REQUIS
-Bac+2 souhaité
-Expérience souhaitée sur poste similaire
-Anglais : niveau B1 souhaité
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
L'assistant en gestion administrative au sein de la Direction de la Formation et de la Vie Universitaire (DFVU) joue un rôle central dans le fonctionnement opérationnel d'une université de technologie. Au quotidien, il assure la fluidité administrative en gérant les dossiers étudiants, en organisant le travail de direction et en maintenant à jour les systèmes d'information. C'est un maillon essentiel entre les étudiants, les équipes pédagogiques et l'administration centrale, garantissant que les processus de scolarité fonctionnent sans rupture.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste relève de la FPE en catégorie B et s'adresse exclusivement aux candidats ayant déjà un statut de contractuel. Il offre une stabilité professionnelle et des perspectives d'évolution au sein du contexte universitaire. L'accès au titre de contractuel suppose une expérience préalable dans l'administration ou un engagement reconnu dans ce versant de la fonction publique.
Conseils pour candidater
- Démontrer une connaissance concrète de l'enseignement supérieur : avoir travaillé dans un établissement universitaire, un centre de formation ou un service étudiant renforce considérablement la candidature face aux jurys.
- Mettre l'accent sur l'expertise en gestion de données et systèmes d'information : maîtriser des outils métier spécifiques (gestion de scolarité, logiciels universitaires) et les bases de données est un différenciant majeur.
- Valoriser les expériences d'organisation et de planification d'événements ou de projets administratifs complexes, en illustrant par des exemples concrets de respect de délais et de rigueur documentaire.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2343727Fonction publique d'État