Secrétaire médical - Hôpital de jour dermatologie F/H
Hôpital Ambroise Paré (ouvre un nouvel onglet) — Hôpital Ambroise Paré
Localisation
Hauts-de-Seine (92), France (92)
Publication
6 juillet 2026
Domaine
Prévention, conseil et pilotage en santé
Secteur
Sante & Social
Missions principales
Poste en Quotité temps à 80%
Assurer l’accueil des patients et la gestion administrative de leurs prises en charge dans le cadre des différents parcours de l’hôpital de jour de dermatologie.
Gestion de l’accueil physique et téléphonique, information et prise de rendez-vous des consultations RCP
Gestion du dossier patient : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d’examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis ;
Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d’un patient dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité concernée
Saisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documents
Gestion des demandes adressées par les médecins auxquels la secrétaire est rattachée
Organisation et participation aux staffs et/ou événements
Formation des stagiaires
Récupération, tri et distribution du courrier postal du Service en roulement avec les autres secrétaires
Reproduction des dossiers médicaux
Gestion des réservations des salles
Mise à jour de tableaux de service
Transfère des informations administratives d’Orbis vers la plateforme CALLOPIX
Envoi des comptes-rendus et informations administratives pour les patients devant bénéficier de radiothérapie
Remplacement des collègues
Compétences attendues
Poste en Quotité temps à 80%Assurer l’accueil des patients et la gestion administrative de leurs prises en charge dans le cadre des différents parcours de l’hôpital de jour de dermatologie. Gestion de l’accueil physique et téléphonique, information et prise de rendez-vous des consultations RCPGestion du dossier patient : préparation et transmission des documents requis préalablement à la prise en charge, réception et numérisation des résultats d’examens, vérification de la complétude des renseignements et pièces disponibles dans les logiciels dédiés, suivi des issues de la prise en charge lorsque requis ;Réalisation et suivi des étapes administratives nécessaires à la prise en charge d’un patient dans une autre Unité au cours de son parcours, en lien avec les équipes de la ou des Unité concernéeSaisie, mise en forme, traitement, diffusion et archivage de documentsGestion des demandes adressées par les médecins auxquels la secrétaire est rattachéeOrganisation et participation aux staffs et/ou événementsFormation des stagiairesRécupération, tri et distribution du courrier postal du Service en roulement avec les autres secrétairesReproduction des dossiers médicauxGestion des réservations des sallesMise à jour de tableaux de serviceTransfère des informations administratives d’Orbis vers la plateforme CALLOPIXEnvoi des comptes-rendus et informations administratives pour les patients devant bénéficier de radiothérapieRemplacement des collègues
Profil attendu
PRÉ-REQUIS
PRE-REQUIS REGLEMENTAIRES
Connaissance de l'environnement médical.
FORMATION ET EXPERIENCE SOUHAITEES
Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat.
Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical hospitalier.
COMPÉTENCES REQUISES
SAVOIRS FAIRE
- Renseigner les interlocuteurs
- Maîtrise des outils informatiques ( Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet
- Définir et gérer des priorités ;
- Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ;
- Résoudre des situations conflictuelles ;
- Prendre rapidement des notes ;
- Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire).
SAVOIRS ÊTRE
- Capacité relationnelle ;
- Respect strict de la confidentialité et discrétion ;
- Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation ;
- Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ;
- Adaptabilité et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ;
- Disponibilité ;
- Ponctualité.
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
Comprendre ce poste
Le secrétaire médical en hôpital de jour dermatologie est le pivot administratif entre les patients et l'équipe médicale. Il assure que chaque patient bénéficie d'un accueil fluide et que son dossier progresse correctement à travers les différentes étapes du parcours de soins. Au quotidien, cela signifie gérer des appels entrants, préparer les dossiers avant consultation, numériser les résultats d'examens et coordonner les transferts vers d'autres unités. C'est un rôle de facilitateur administratif indispensable au bon fonctionnement du service.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste relève de la fonction publique d'État (FPE) et s'adresse à la fois aux titulaires et aux contractuels. Le contrat est proposé à 80 % du temps complet, formule fréquente dans les services hospitaliers. Les perspectives d'évolution dépendront du statut obtenu : les contractuels peuvent envisager une titularisation, tandis que les titulaires pourront accumuler l'expérience nécessaire pour des postes de coordination ou de gestion administrative plus transversale.
Conseils pour candidater
- **Mettre en avant l'expérience hospitalière** : si vous avez travaillé en établissement de santé (même en tant que secrétaire généraliste), détaillez comment vous avez géré la confidentialité des données médicales et les logiciels métier spécifiques. C'est un critère de différenciation majeur.
- **Démontrer une maîtrise pratique de l'environnement numérique** : au-delà de Word et Excel, montrez que vous avez utilisé des logiciels de gestion administrative ou de dossier patient. Mentionnez tout suivi de formation ou auto-apprentissage récent.
- **Valoriser les capacités organisationnelles** : proposez un exemple concret d'une situation où vous avez géré plusieurs priorités simultanément (appels, rendez-vous, documents) dans un contexte sensible (santé, urgence, volume important).
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. APHP_2026-22998Fonction publique d'État