Responsable du Secrétariat Général - Mairie de MERIEL

Sous la direction de la directrice générale des services, vous aurez la charge de la préparation et du suivi des conseils municipaux, des marchés publics, de la gestion des moyens généraux, du secrétariat du Maire et de la DGS. Conseils municipaux : préparation et suivi - Accompagner les services dans la rédaction et la formalisation des projets de délibération et des notes de synthèse - Assurer le secrétariat de l’instance : planification, convocation, installation de la salle, mise en signature et transmission des délibération, rédaction des compte-rendu et des PV, affichage et archivage des actes et diffusion auprès des services - Gestion des décisions du maire prises par délégation : rédaction, mise en signature et transmission - Transmission des arrêtés du maire et archivage Marchés publics : - Rédaction des pièces administratives, publicité du DCE et enregistrement des plis, analyse des candidature, secrétariat de la CAO, courriers de notification, rédaction des décisions, télétransmission Moyens généraux : - Suivi budgétaire des achats de fournitures courantes et du mobilier - Suivi des contrats d’assurance de la commune (contrats, avenants, cotisations, déclaration de sinistre, suivi des dossiers de l’expertise jusqu’aux indemnités) - Régisseur des menues dépenses de la mairie - Suivi de l’archivage, en lien avec l’archiviste du CIG Secrétariat du maire et de la DGS : - Accueil téléphonique, physique et gestion de la boite mail du Maire - Organisation et planification des agendas du Maire et de la DGS - Appui administratif (suivi des parapheurs, rédaction de courrier, réponse mail, suivi administratif des demandes de subvention….) - Encadrement de 2 agents des affaires générales - Accueil physique et téléphonique de la mairie en cas d’absence - Organisation des élections (liste électorale, constitution des bureaux de vote, déroulement, secrétariat) - Démarches Etat-civil (déclarations de naissance, décès, reconnaissances, Pacs, changement de noms, mariages, baptêmes civils,…) - Démarches affaires générales : recensement militaire, attestations d’accueil, légalisation de signature, autorisation de débits de boisson et taxi - Gestion des cimetières (attribution de concession, gestion des reprises, autorisation de travaux, …) Contraintes du poste : - Disponibilité pour la célébration de mariages - Disponibilité lors des élections