Secrétaire administratif/ve– Tribunal judiciaire de Toulon - JPROX

Vos Missions de secrétariat du procureur de la République :·         Enregistrement des agréments ASVP, PM, contrôleurs bus, visite de sûreté aéroports, garde de port, garde champêtre sur ESABORA ACP après demande de B1 et recherches des antécédents CASSIOPEE. Envoi en LRAR au préfet et au maire avant archivage papier du dossier ;·         Enregistrement des demandes relatives aux clercs significateurs ;·         Demande de B2 et d’enquête (courrier envoyé pour enquête) dans le cadre des contrats d’assistants de justice ou conciliateurs de justice ;·         Enregistrement des notations des gendarmes et policiers dans ESABORA OPJ après communication de la fiche navette à Monsieur le Procureur pour notation des agents et signature. Envoi d’un listing à la cour recensant le nom des agents notés par structure.·         Envoi des dossiers d’instruction par le biais de GEODIS à la cour d’assises : quand OMA (ordonnance de mise en accusation) demande de copie au service de la reprographie pénale, classement d’une copie papier afin de pouvoir consulter le dossier, envoi de l’original, d’une copie papier et de la copie CD à la cour d’assise via le transporteur GEODIS (via mon espace GEODIS) ;·         Référente sur les dossiers d’entraide judiciaire pénale internationale Enregistrement et suivi des plaintes contre notaires, huissiers, avocats, experts, médecins, affaires sensibles dans ESBORA AS. Archivage sur le commun puis enregistrement sur le logiciel Cassiopée ;·         Suivi des affaires signalées dans AFF SUIV et Esabora. : gestion de l'agenda électronique ESABORA AS (traitement des alertes dossiers) ;·         Traitement et gestion des dossiers d’expert (avec sa collègue en aide pour l’enregistrement) ;·         Traitement des recours contre les CSS.- Missions de classement et archivage ·         Archivage numérique et papier concernant les réquisitions aux fins de contrôle d’identité en provenance des gendarmeries, polices, PAF après signature de Monsieur le Procureur ;·         Traitement du courrier quotidien arrivé par mail ou papier : archivage numérique selon la nature du document ; ·         Envoi en LRAR à la mairie après signature de Monsieur le Procureur du document nécessaire à la délivrance des cartes de police municipale ;·         Archivage papier après édition des pièces reçues par mail pour constitution des dossiers des gendarmes et policiers du ressort ;·         Archivage numérique et dépôt papier au service de l’instruction concernant les réquisitoires transmis par l’instruction et MAJ du tableau ; ·         Archivage numérique et envoi papier aux préfectures des conventions de coordinations des mairies après signature par le Monsieur le Procureur ;·         Archivage papier et envoi par mail à la CHINS des rapports d’appel de l’instruction.·         Archivage numérique et dépôt papier après signature de Monsieur le Procureur au service (JAP ou TC) des appels correctionnels

Savoir-faire Procédure civile Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique Organisation judiciaire Maîtriser les nouvelles technologies Connaissances Circuits administratifs Organiser sa charge de travail Outils informatiques (applicatifs métiers et bureautique) Travailler en équipe Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Savoir-être Faire preuve de polyvalence Faire preuve de capacité d’adaptation Avoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Etre rigoureux

- Travail en binôme et polyvalence sur l'ensemble des tâches relevant du cabinet - Remplacement de la deuxième secrétaire du cabinet en cas d'absence et/ou de congé ; - Toute tâche ou activité demandée par le directeur de greffe, par monsieur le procureur et son chef de cabinet Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) Poste informatique complet, habilitations permettant d’accéder aux applicatifs métiers, à la boite mail Outlook et au serveur commun, poste téléphonique. Composition et effectifs du service 1 secrétaire administratif et 1 adjoint administratif Votre hiérarchie Sous l’autorité du directeur de greffe ; Sous le contrôle fonctionnel du chef de cabinet de monsieur le procureur. Vos interlocuteurs métiers Chefs de juridiction, chefs de cabinet, magistrats du parquet ; magistrats du siège ; l'ensemble des services pénaux notamment de la juridiction ; l'ensemble des directeurs de services de la juridiction ; le secrétariat de la présidence et la cellule RH greffe.

Groupe IFSE : 2 1PV et 1 PSDV Poste soumis à entretien préalable : les candidats doivent solliciter un entretien auprès des recruteurs ci-après : Renseignements et candidatures auprès du : directeur de greffe : [email protected] Les candidats devront impérativement transmettre les pièces suivantes : - le formulaire de candidature avec avis du supérieur hiérarchique, formulaire à solliciter auprès des référents ci-dessus mentionnés -une lettre de motivation - un CV détaillé - les pièces justificatives le cas échéant - les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel Et pour les candidats extérieurs au Ministère de la Justice, il convient de joindre en complément : - le dernier arrêté d'élévation d'échelon - un état des services