Contractuel B - Secrétaire administrative - Secrétariat de Direction (H/F)

Vos activités principalesPlacé sous l’autorité du directeur, le titulaire du poste a vocation à assurer des missions de gestion du secrétariat de la présidente :-     Gestion de l’agenda du président (prise de rendez-vous, gestion de la boite mail et des appels).-     Préparation de projets de courriers pour validation par le président.-     Préparation des ordonnances de roulement ou de remplacement des magistrats du siège pour validation par le président.-     Gestion des dossiers des magistrats du siège (mise à jour des dossiers, PV installation, CET et congés, arrêts maladies, fixation et suivi des entretiens de déontologie avec déclaration d’intérêts, prise de fonction et des évaluations).-     Gestion des attachés de justice et des assistants de justice du siège (recrutement et renouvellement des contrats, gestion des droits à congé).-     Gestion administrative des élèves-avocats.-     Gestion du logiciel PILOT.-     Renseignement des audiences et des changements dans PILOT.-     Planning d’occupation des salles dans PILOT.-     Gestion des plannings des visioconférences extérieures.-     Suivi et contrôle des états de vacations des magistrats à titre temporaire et des magistrats honoraires.-     Gestion des ordonnances désignant les membres chargés de la révision des listes électorales.-     Gestion de toutes les ordonnances extérieures du président et de la participation des magistrats aux différentes commissions (Permanence électorale notamment).-     Élaboration et actualisation de l’annuaire de la juridiction ainsi que des plannings d’occupation des salles.-     Organisation de manifestations diverses (audience de rentrée, assemblée générale des magistrats, audience d'installation, réunion conciliateurs, formation magistrats, réception de personnalités, colloques, entre autres).-     Organisation de divers évènements en lien avec le CDAD (festival du film judiciaire, nuit du droit).-     Comptes rendus des réunions de service et supervision du suivi de ces réunions.-     Accueil et organisation des stages étudiant (élaboration du planning, gestion des demandes).-     Gestion des demandes et suivi des visites de classes assistant aux audiences correctionnelles.-     Diffusion des informations à la juridiction (informations générales, plannings).-     Gestion de réservation des véhicules de service pour le siège.-     Enregistrement des requêtes dans PORTALIS, préparation des projets d’ordonnance puis notification.

Vos principales compétences à mettre en œuvre Connaissances Techniques d’accueil du public Maîtrise des outils informatiques et des applicatifs Connaissance de l’organisation judiciaire Connaissance des statuts de la Fonction Publique Maîtrise des nouvelles technologies Savoir-faire Organiser son travail Gérer les priorités Rédiger en respectant les règles des écrits administratifs Rendre compte à sa hiérarchie Contrôler et évaluer l’activité du service Savoir-être Avoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétion, de disponibilité Utiliser les données statistiques et les tableaux de bord Faire preuve de polyvalence

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Secrétariat administratif Offres de formation associées à votre prise de poste: Formation possible par le SAR Organisation de travail : horaires à déterminer en fonction de la charte des temps de la juridiction Restauration : possibilité de déjeuner sur place Accessibilité en transport / Parking : oui